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Elektronische Kommunikation - "Virtuelle Poststelle"

Die Landeshauptstadt Mainz bietet Ihnen die Möglichkeit zur rechtsverbindlichen elektronischen Kommunikation mit der Stadtverwaltung. Hierfür benötigen Sie eine qualifizierte elektronische Signatur, die mit der handschriftlichen Unterschrift in den meisten Fällen gleichgestellt ist.

Wenn Sie mit uns rechtsverbindlich auf elektronischem Wege kommunizieren möchten, nutzen Sie bitte die virtuelle Poststelle (VPS) des rlp-Service (www.rlp-service.de).

Die Kommunikation über E-Mail ist ebenfalls möglich, aber an bestimmte Voraussetzungen geknüpft. Für weitere Informationen beachten Sie bitte unsere elektronischen Kommunikationsregeln auf dieser Seite.

Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation mit der Landeshauptstadt Mainz

1.) Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation

Die Stadt Mainz bietet Ihnen die Möglichkeit zur elektronischen Kommunikation mit der Stadtverwaltung. Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes. Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet. Gemäß § 126a Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) gilt entsprechendes im Privatrecht.

Die Stadt Mainz eröffnet diesen Zugang nach Maßgabe der folgenden Rahmenbedingungen, welche nur für die Kommunikation mit der Stadt Mainz und nicht für Dritte (verlinkte Einrichtungen, andere Behörden etc.) gelten.

2.) Grundsätze der elektronischen Kommunikation

Für eine formfreie Kommunikation (hier ist Ihre eigenhändige Unterschrift nicht zwingend vorgeschrieben) wurde folgende E-Mail-Adresse eingerichtet:
stadtverwaltung@stadt.mainz.de

Formfreie E-Mails können zudem auch an alle auf www.mainz.de angebotenen oder auf Briefköpfen der Stadt Mainz ausgewiesenen E-Mail-Adressen gesendet werden. Voraussetzung für eine weitere Bearbeitung ist, dass die zugesendeten elektronischen Dokumente eine vollständige Absenderadresse enthalten. Außerdem bieten wir die Möglichkeit, für ausgewählte Anliegen interaktive Online-Formulare zu nutzen.

Für eine formgebundene Kommunikation (hier ist Ihre eigenhändige Unterschrift gesetzlich vorgeschrieben) müssen Sie Ihr Dokument mit einer so genannten qualifizierten elektronischen Signatur gemäß § 2 Absatz 1 Nr. 2 Signaturgesetz (SigG) versehen. Ein solches signiertes Dokument müssen Sie an die „virtuelle“ Poststelle der Stadtverwaltung Mainz übertragen. Selbstverständlich steht Ihnen diese Übertragungs-Möglichkeit auch für alle pdf-Formulare zur Verfügung, die wir in unserem Internetangebot zum Download anbieten.

Für qualifiziert signierte Dokumente und die formgebundene Kommunikation steht Ihnen ausschließlich folgende E-Mail-Adresse der virtuellen Poststelle (VPS) zur Verfügung:stv-mainz@poststelle.rlp.de

3. Formate

Möchten Sie Dateien an die Verwaltung übertragen oder senden, so beachten Sie bitte, dass nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützt werden. Folgende Dateiformate können derzeit verarbeitet werden:
Wir bitten um Ihr Verständnis, dass wir derzeit nur Verfahren, die den aufgeführten Anforderungen entsprechen, zulassen können. Sofern Sie andere Verfahren verwenden, wird die Schriftform dadurch nicht ersetzt. Sofern Sie abweichende Dateiformate oder Dateien mit Makros verwenden, kann Ihr Dokument nicht entgegen genommen und verarbeitet werden. Sollten Ihre Dokumente von uns nicht lesbar sein, ein nicht zugelassenes Dateiformat oder Signatur enthalten oder in sonstiger Weise nicht bearbeitbar oder ungültig sein, werden wir Sie umgehend über diesen Umstand informieren.

4. Verschlüsselung Ihrer Dokumente

Vor der Übersendung Ihrer Mitteilung können Sie sich freiwillig und kostenlos als Benutzerin oder Benutzer der Virtuellen Poststelle (VPS) im rlp-Service (www.rlp-service.de) registrieren. Eine Versendung von Nachrichten an die Stadtverwaltung Mainz als registrierte Benutzerin oder als registrierter Benutzer hat für Sie den Vorteil, dass Sie eine detaillierte technische Übermittlungsbestätigung (Laufzettel) erhalten und die Sicherheit während der Datenübermittlung gewährleistet ist.

Zur Registrierung wählen Sie bitte unter www.rlp-service.de den Menüeintrag „Registrieren rlp-Service“ und folgen Sie den Anweisungen. Bei der Registrierung werden Ihre Adressdaten erfasst. Die VPS übermittelt Ihnen sodann einen Aktivierungslink an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse. Nach erfolgter Aktivierung können Sie die VPS künftig sowohl für die formgebundene als auch die formfreie elektronische Kommunikation mit der Stadtverwaltung Mainz und anderen Kommunal- und Landesbehörden in Rheinland-Pfalz nutzen. Die Datenübertragung erfolgt hierbei geschützt gegen fremde Einsichtnahme. Mit der Registrierung erklären Sie Ihr Einverständnis, dass Ihnen die Stadtverwaltung Mainz und andere Landes- und Kommunalbehörden, mit denen Sie elektronisch Kontakt aufnehmen, in Bezug auf Ihr aktuelles Anliegen Nachrichten in Ihre VPS zusenden kann. Um diese Nachrichten zulesen, müssen Sie sich in der VPS mit Ihren Benutzerdaten, mit denen Sie sich registriert haben, anmelden. Weitere Hinweise zur VPS sowie die Benutzungsbedingungen finden Sie unter www.rlp-service.de.

5. Ansprechpartner für die elektronische Kommunikation mit der Stadt Mainz

Sollten Sie Fragen zur elektronischen Kommunikation mit der Stadt Mainz haben, schauen Sie in unser umfangreiches FAQ oder wenden Sie sich bitte an:
carolin.thenee@stadt.mainz.de