Elektronische Kommunikation - "Virtuelle Poststelle"

Die Landeshauptstadt Mainz bietet Ihnen die Möglichkeit zur rechtsverbindlichen elektronischen Kommunikation mit der Stadtverwaltung. Hierfür benötigen Sie eine qualifizierte elektronische Signatur, die mit der handschriftlichen Unterschrift in den meisten Fällen gleichgestellt ist.

Wenn Sie mit uns rechtsverbindlich auf elektronischem Wege kommunizieren möchten, nutzen Sie bitte die virtuelle Poststelle (VPS) des rlp-Service (www.rlp-service.de).

Die Kommunikation über E-Mail ist ebenfalls möglich, aber an bestimmte Voraussetzungen geknüpft. Für weitere Informationen beachten Sie bitte unsere elektronischen Kommunikationsregeln auf dieser Seite.

Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation mit der Landeshauptstadt Mainz

1.) Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation

Die Stadt Mainz bietet Ihnen die Möglichkeit zur elektronischen Kommunikation mit der Stadtverwaltung. Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes. Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet. Gemäß § 126a Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) gilt entsprechendes im Privatrecht.

Die Stadt Mainz eröffnet diesen Zugang nach Maßgabe der folgenden Rahmenbedingungen, welche nur für die Kommunikation mit der Stadt Mainz und nicht für Dritte (verlinkte Einrichtungen, andere Behörden etc.) gelten.

2.) Grundsätze der elektronischen Kommunikation

Für eine formfreie Kommunikation (hier ist Ihre eigenhändige Unterschrift nicht zwingend vorgeschrieben) wurde folgende E-Mail-Adresse eingerichtet:
stadtverwaltung@stadt.mainz.de

Formfreie E-Mails können zudem auch an alle auf www.mainz.de angebotenen oder auf Briefköpfen der Stadt Mainz ausgewiesenen E-Mail-Adressen gesendet werden. Voraussetzung für eine weitere Bearbeitung ist, dass die zugesendeten elektronischen Dokumente eine vollständige Absenderadresse enthalten. Außerdem bieten wir die Möglichkeit, für ausgewählte Anliegen interaktive Online-Formulare zu nutzen.

Für eine formgebundene Kommunikation (hier ist Ihre eigenhändige Unterschrift gesetzlich vorgeschrieben) müssen Sie Ihr Dokument mit einer so genannten qualifizierten elektronischen Signatur gemäß § 2 Absatz 1 Nr. 2 Signaturgesetz (SigG) versehen. Ein solches signiertes Dokument müssen Sie an die „virtuelle“ Poststelle der Stadtverwaltung Mainz übertragen. Selbstverständlich steht Ihnen diese Übertragungs-Möglichkeit auch für alle pdf-Formulare zur Verfügung, die wir in unserem Internetangebot zum Download anbieten.

Für qualifiziert signierte Dokumente und die formgebundene Kommunikation steht Ihnen ausschließlich folgende E-Mail-Adresse der virtuellen Poststelle (VPS) zur Verfügung:stv-mainz@poststelle.rlp.de

3. Formate

Möchten Sie Dateien an die Verwaltung übertragen oder senden, so beachten Sie bitte, dass nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützt werden. Folgende Dateiformate können derzeit verarbeitet werden:

Acrobat Reader ab Version 6.0 (.pdf)
Rich Text Format (.rtf)
Microsoft Office Dateien 97-2007 (.doc / .docx / .xls / .xlsx, etc.)
OpenOffice Dateien bis zum Format 3.1 (.odt, etc.)
Tagged Image Format (.tif)
Joint Photographic Experts Group (.jpeg, .jpg)

Wir bitten um Ihr Verständnis, dass wir derzeit nur Verfahren, die den aufgeführten Anforderungen entsprechen, zulassen können. Sofern Sie andere Verfahren verwenden, wird die Schriftform dadurch nicht ersetzt. Sofern Sie abweichende Dateiformate oder Dateien mit Makros verwenden, kann Ihr Dokument nicht entgegen genommen und verarbeitet werden. Sollten Ihre Dokumente von uns nicht lesbar sein, ein nicht zugelassenes Dateiformat oder Signatur enthalten oder in sonstiger Weise nicht bearbeitbar oder ungültig sein, werden wir Sie umgehend über diesen Umstand informieren.

4. Verschlüsselung Ihrer Dokumente

Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen verwenden Sie bitte die virtuelle Poststelle: stv-mainz@poststelle.rlp.de.

Verschlüsselte Mails an stadtverwaltung@stadt.mainz.de können aus technischen Gründen derzeit nicht angenommen werden.

Bei Verwendung der VPS werden Ihre Dokumente automatisch über eine verschlüsselte Verbindung an die Stadtverwaltung Mainz übertragen. Eine darüber hinaus gehende Verschlüsselung ist nicht mehr notwendig.

Sollten bei der Entschlüsselung Schwierigkeiten auftreten, werden wir uns umgehend mit Ihnen in Verbindung setzen, wenn Sie als Absender zu ermitteln sind.

5. Ansprechpartner für die elektronische Kommunikation mit der Stadt Mainz

Sollten Sie Fragen zur elektronischen Kommunikation mit der Stadt Mainz haben, schauen Sie in unser umfangreiches FAQ oder wenden Sie sich bitte an:
carolin.thenee@stadt.mainz.de