La capital del estado federado, Maguncia, utiliza principalmente Cisco Webex Meetings para conferencias de audio y/o vídeo (otras soluciones utilizadas por la capital del estado federado, Maguncia, como la plataforma de vídeo 3Q para retransmitir en directo las sesiones del consejo) no están incluidas en este aviso de protección de datos. La herramienta de conferencias complementa las posibilidades existentes hasta ahora para el cumplimiento de las tareas de la capital del estado federado de Maguncia con la posibilidad de celebrar reuniones, consultas ciudadanas y también rondas de presentaciones por vía digital.

Los eventos en línea son también una alternativa y un complemento a los eventos presenciales clásicos y, en el marco de la digitalización progresiva, cada vez son más demandados. Además, las plataformas de comunicación, tal y como se describen aquí, constituyen instrumentos importantes en la lucha contra las epidemias y su prevención, como consecuencia de la pandemia del coronavirus.

También se recopilan datos con el fin de inscribirse en esta conferencia. Si se inscribe o se conecta por teléfono, su número de teléfono no será visible durante la conferencia.

Básicamente, basta con seguir el enlace que figura en el correo electrónico de invitación y registrarse a través de la interfaz web. Sin embargo, para poder participar, deberá indicar al menos su nombre y su dirección de correo electrónico, de modo que la capital del estado federado de Maguncia pueda identificarle como participante autorizado.

Al utilizar «Webex Telekom» se procesan diferentes tipos de datos personales. El alcance del procesamiento de datos depende también de la información que los usuarios proporcionen antes o durante la participación en videoconferencias o audioconferencias y de la configuración que se haya establecido:

Datos del usuario: nombre, apellidos, número de teléfono (opcional), dirección de correo electrónico, contraseña (con hash, si existe una cuenta), foto de perfil (opcional)

Metadatos de la reunión: tema, descripción (opcional), direcciones IP de los participantes, información sobre el dispositivo/hardware, inicio y fin del uso

En caso de grabaciones (opcional): archivo MP4 de todas las grabaciones de vídeo, audio y presentaciones, archivo M4A de todas las grabaciones de audio, archivo de texto del chat de la reunión en línea. En la invitación al evento se indica si se realizará una grabación.

Al conectarse por teléfono: información sobre el número de teléfono entrante y saliente, nombre del país, hora de inicio y fin. En algunos casos, se pueden almacenar otros datos de conexión, como la dirección IP del dispositivo.

Datos de texto, audio y vídeo: al utilizar las funciones de chat, preguntas o encuestas, se procesan los textos introducidos para mostrarlos y, en su caso, registrarlos. Para permitir la visualización de vídeo y la reproducción de audio, se procesan los datos del micrófono del dispositivo terminal y de cualquier cámara de vídeo del dispositivo terminal durante la duración de la reunión. La cámara o el micrófono se pueden apagar o silenciar en cualquier momento.

Los metadatos y los datos de conexión son información que se genera necesariamente al utilizar Webex. De lo contrario, no se puede establecer una conexión con usted y los dispositivos finales utilizados.

Usted mismo decide qué datos de contenido se procesan a través de Webex. Puede desactivar la cámara o el micrófono en cualquier momento y, de este modo, impedir el procesamiento de datos. El uso de la función de chat también es voluntario. Sin embargo, el historial del chat puede consultarse hasta que finalice el evento en línea.

La ciudad de Maguncia ha celebrado un contrato de procesamiento de datos con Telekom GmbH de conformidad con el artículo 28 del RGPD. Para ello, Telekom utiliza subcontratos con la empresa Cisco International Limited, Reino Unido, Feltham. Para los clientes de Telekom, los datos del responsable del tratamiento se procesan en el centro de datos de Londres o Ámsterdam. Cisco Systems, Inc. tiene su sede en los Estados Unidos. Por lo tanto, parte del tratamiento de los datos personales recopilados durante el uso de WebEx se lleva a cabo en los Estados Unidos. Telekom GmbH ha acordado con Cisco Systems, Inc. cláusulas contractuales tipo que ofrecen garantías adecuadas de conformidad con el artículo 46 del RGPD.

En el marco de la prestación de la solución de conferencias Webex Telekom, el encargado del tratamiento procesa, en particular, datos personales en el marco de

• encargo y suministro de soluciones de conferencia Cisco Webex
• Alojamiento de soluciones de conferencia Cisco Webex (por ejemplo, almacenamiento de grabaciones de audio/vídeo, chats o documentos compartidos para su posterior recuperación)
• la gestión de conferencias y datos de participantes (por ejemplo, almacenamiento de datos de participantes, agenda, comentarios; gestión de invitaciones)
• prestación de servicios de operador y asistencia
• suministro de informes

Procesado.

Además, se aplican las declaraciones de protección de datos de «Telekom Deutschland GmbH» y de la empresa «Cisco Systems, Inc.». En particular, al descargar clientes WebEx (Cisco Webex Meetings), se abandona el ámbito de responsabilidad de la ciudad de Maguncia y los usuarios deben aceptar las condiciones de protección de datos de «Cisco Systems, Inc.».

La capital del estado federado, Maguncia, no recopila ni procesa más datos en el marco de la videoconferencia de lo que se haría en las sesiones informativas presenciales, para las que es necesario inscribirse.

Las conferencias se celebran en directo y en tiempo real. Por norma general, no se graban las conferencias. Si el moderador de una reunión desea grabar una reunión web, se le pedirá su consentimiento por separado. Si lo deniega, es posible que no pueda participar en la reunión web. Puede revocar su consentimiento en cualquier momento ante el moderador de la reunión.

Si es necesario para registrar los resultados de una reunión en línea, registraremos el contenido del chat. Sin embargo, esto no suele ser el caso. Los chats privados no se almacenan.

Si está registrado como usuario en «WebEx Telekom», los informes sobre las reuniones en línea (metadatos de la reunión, datos de acceso telefónico, preguntas y respuestas en seminarios web, función de encuesta en seminarios web) pueden almacenarse hasta un mes.

Los archivos de registro del sistema en los que se almacenan datos personales o relacionados con personas se guardan exclusivamente para el análisis y la eliminación de errores y se borran o sobrescriben automáticamente a más tardar al cabo de tres meses.

Sus datos se procesarán sobre la base del artículo 6, apartado 1, letra e) del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), en relación con el artículo 3 de la Ley de Protección de Datos de Renania-Palatinado (LDSG) y, en su caso, el artículo 9 del RGPD. En la medida en que se procesen datos personales de empleados de la ciudad de Maguncia, el artículo 20 de la LDSG constituye la base jurídica del tratamiento de datos.

La herramienta «Cisco Webex» se utiliza para poder realizar nuestras tareas también de forma digital.

Al utilizar Cisco Webex Meetings, se aplican las normas de protección de datos del proveedor Cisco, que ponemos a su disposición en la versión que tenemos.

Aunque el almacenamiento y demás tratamiento de sus datos se realiza en gran medida en servidores de la UE, dado que Cisco Systems Inc. tiene su sede en los Estados Unidos, no se puede descartar que los datos personales, por ejemplo, los metadatos, se traten en los Estados Unidos cuando se participa en transmisiones y videoconferencias. El nivel de protección de datos en EE. UU. es inferior al garantizado por el RGPD en la UE; en particular, las autoridades estadounidenses tienen un amplio acceso a los datos privados.

La capital del estado federado, Maguncia, no almacena ningún dato directamente (véase más arriba). No obstante, le rogamos que tenga en cuenta la información y las declaraciones sobre protección de datos de Cisco Webex y Telekom. Los historiales de chat y los mensajes solo son visibles durante las reuniones en línea y no se almacenan. Véanse las excepciones más arriba.

La capital del estado federado de Maguncia no transmite datos a terceros países. No obstante, le rogamos que tenga en cuenta la información y las declaraciones sobre protección de datos de Cisco Webex y Telekom.

De conformidad con el Reglamento General de Protección de Datos, usted tiene los siguientes derechos:

• Si se tratan sus datos personales, tiene derecho a obtener información sobre los datos almacenados sobre su persona (art. 15 del RGPD).
• Si se tratan datos personales inexactos, tiene derecho a que se rectifiquen (art. 16 del RGPD).
• Si se cumplen los requisitos legales, puede solicitar la supresión o la limitación del tratamiento, así como oponerse al tratamiento (artículos 17, 18 y 21 del RGPD).

Si ejerce los derechos mencionados anteriormente, la autoridad pública comprobará si se cumplen los requisitos legales para ello.

Además, existe el derecho a presentar una reclamación ante el responsable de protección de datos del estado federado de Renania-Palatinado:

El Comisionado Estatal para la Protección de Datos y la Libertad de Información de Renania-Palatinado

Hintere Bleiche 34
55116 Maguncia

Teléfono: +49 6131 208-2449
Correo electrónico: poststelledatenschutz.rlpde.