La ville de Mayence utilise principalement Cisco Webex Meetings pour ses conférences audio et/ou vidéo (les autres solutions utilisées par la ville de Mayence, par exemple la plateforme vidéo 3Q pour la diffusion en continu des réunions du conseil municipal, ne sont pas couvertes par la présente déclaration de confidentialité). L'outil de conférence complète les possibilités existantes de la capitale du Land de Mayence en lui permettant d'organiser des réunions, des permanences citoyennes, mais aussi des présentations par voie numérique.

Les événements en ligne constituent également une alternative et un complément aux événements classiques en présentiel et sont de plus en plus demandés dans le cadre de la numérisation croissante. En outre, les plateformes de communication, telles que décrites ici, constituent des outils importants dans la lutte contre les épidémies et leur prévention, dans le contexte de la pandémie de coronavirus.

La collecte de données est également effectuée à des fins d'inscription à cette conférence. En cas d'inscription/de connexion par téléphone, le numéro de téléphone n'est pas visible pendant la conférence.

Il suffit en principe de suivre le lien contenu dans l'e-mail d'invitation et de vous connecter via l'interface web. Vous devez toutefois indiquer au moins votre nom et votre adresse e-mail afin que la ville de Mayence puisse vous identifier comme participant autorisé.

Lors de l'utilisation de « Webex Telekom », différents types de données à caractère personnel sont traités. L'étendue du traitement des données dépend également des informations fournies par les utilisateurs avant ou pendant leur participation à des vidéoconférences ou audioconférences et des paramètres définis :

Informations sur l'utilisateur : prénom, nom, numéro de téléphone (facultatif), adresse e-mail, mot de passe (haché si un compte existe), photo de profil (facultatif)

Métadonnées de la réunion : sujet, description (facultatif), adresses IP des participants, informations sur les appareils/le matériel, début et fin de l'utilisation

En cas d'enregistrement (facultatif) : fichier MP4 de tous les enregistrements vidéo, audio et de présentation, fichier M4A de tous les enregistrements audio, fichier texte du chat de la réunion en ligne. Nous indiquons dans l'invitation à l'événement si un enregistrement est effectué.

En cas de connexion par téléphone : informations sur le numéro entrant et sortant, nom du pays, heure de début et de fin. D'autres données de connexion, telles que l'adresse IP de l'appareil, peuvent être enregistrées si nécessaire.

Données textuelles, audio et vidéo : lors de l'utilisation des fonctions de chat, de questions ou de sondages, les entrées de texte sont traitées afin d'être affichées et, le cas échéant, enregistrées. Afin de permettre l'affichage de la vidéo et la lecture de l'audio, les données provenant du microphone du terminal et d'une éventuelle caméra vidéo du terminal sont traitées pendant la durée de la réunion. La caméra ou le microphone peuvent être désactivés ou mis en sourdine à tout moment.

Les métadonnées et les données de connexion sont des informations qui sont nécessairement générées lors de l'utilisation de Webex. Sans elles, aucune connexion ne peut être établie avec vous et les terminaux utilisés.

Vous contrôlez vous-même les données de contenu traitées via Webex. Vous pouvez désactiver la caméra ou le microphone à tout moment et empêcher ainsi le traitement des données. L'utilisation de la fonction de chat est également facultative. Cependant, l'historique du chat reste accessible jusqu'à la fin de l'événement en ligne.

La ville de Mayence a conclu avec Telekom GmbH un contrat de sous-traitance conformément à l'article 28 du RGPD. Telekom fait appel à la société Cisco International Limited, Royaume-Uni, Feltham, en tant que sous-traitant. Pour les clients de Telekom, les données du responsable sont traitées dans le centre de données de Londres ou d'Amsterdam. Cisco Systems, Inc. a son siège social aux États-Unis. Une partie du traitement des données à caractère personnel collectées lors de l'utilisation de WebEx a donc lieu aux États-Unis. Telekom GmbH a convenu avec Cisco Systems, Inc. de clauses contractuelles types qui offrent des garanties appropriées conformément à l'article 46 du RGPD.

Dans le cadre de la fourniture de la solution de conférence Webex Telekom, le sous-traitant traite notamment les données à caractère personnel dans le cadre de

• la commande et la fourniture de solutions de conférence Cisco Webex
• l'hébergement de solutions de conférence Cisco Webex (par exemple, stockage d'enregistrements audio/vidéo, de chats ou de documents partagés pour une consultation ultérieure)
• la gestion des conférences et des données des participants (par exemple, stockage des données des participants, de l'ordre du jour, des commentaires ; gestion des invitations)
• fourniture de services d'opérateur et d'assistance
• fourniture de rapports

traités.

En outre, les déclarations de confidentialité de « Telekom Deutschland GmbH » et de la société « Cisco Systems, Inc. » s'appliquent. En particulier lors du téléchargement de clients WebEx (Cisco Webex Meetings), la responsabilité de la ville de Mayence n'est plus engagée et les utilisateurs doivent accepter les conditions de confidentialité de « Cisco Systems, Inc. ».

Dans le cadre de la vidéoconférence, la ville de Mayence ne collecte/traite en principe pas plus de données que lors des réunions d'information sur place, pour lesquelles une inscription est nécessaire.

Les conférences ont lieu en direct et en temps réel. En principe, les conférences ne sont pas enregistrées. Si un animateur souhaite enregistrer une réunion en ligne, votre consentement vous sera demandé séparément. Si vous refusez, vous ne pourrez peut-être pas participer à la réunion en ligne. Vous pouvez à tout moment révoquer votre consentement auprès de l'animateur de la réunion.

Si cela s'avère nécessaire pour consigner les résultats d'une réunion en ligne, nous enregistrerons le contenu du chat. Cependant, cela ne sera généralement pas le cas. Les chats privés ne sont pas enregistrés.

Si vous êtes enregistré en tant qu'utilisateur chez « WebEx Telekom », les rapports sur les réunions en ligne (métadonnées de réunion, données de connexion téléphonique, questions et réponses dans les webinaires, fonction de sondage dans les webinaires) peuvent être conservés jusqu'à un mois.

Les fichiers journaux du système dans lesquels sont enregistrées des données à caractère personnel ou pouvant être rattachées à des personnes sont conservés exclusivement à des fins d'analyse et de correction d'erreurs et sont automatiquement supprimés ou écrasés au plus tard après trois mois.

Vos données sont traitées sur la base de l'article 6, paragraphe 1, point e) du règlement général sur la protection des données (RGPD) en liaison avec l'article 3 de la loi allemande sur la protection des données (LDSG) et, le cas échéant, l'article 9 du RGPD. Dans la mesure où les données à caractère personnel des employés de la ville de Mayence sont traitées, l'article 20 de la LDSG constitue la base juridique du traitement des données.

L'outil « Cisco Webex » est utilisé pour nous permettre d'accomplir nos tâches également par voie numérique.

Lors de l'utilisation de Cisco Webex Meetings, les informations relatives à la protection des données du fournisseur Cisco, que nous mettons à votre disposition dans la version dont nous disposons, s'appliquent.

Même si le stockage et le traitement de vos données s'effectuent en grande partie sur des serveurs situés dans l'UE, le siège social de Cisco Systems Inc. étant situé aux États-Unis, il ne peut être exclu que des données à caractère personnel, telles que des métadonnées, soient traitées aux États-Unis lors de la participation à des flux et à des vidéoconférences. Le niveau de protection des données aux États-Unis est inférieur à celui garanti par le RGPD dans l'UE. En particulier, les autorités américaines disposent d'un accès étendu aux données privées.

La ville de Mayence, capitale du Land, ne stocke aucune donnée directement (voir ci-dessus). Par ailleurs, nous vous prions toutefois de respecter les informations et déclarations relatives à la protection des données de Cisco-Webex et de Telekom. Les historiques de chat et les messages ne sont visibles que pendant la durée des réunions en ligne et ne sont pas enregistrés. Voir ci-dessus pour les exceptions.

La ville de Mayence ne transmet aucune donnée à un pays tiers. Veuillez toutefois tenir compte des informations et déclarations relatives à la protection des données de Cisco-Webex et de Telekom.

Conformément au règlement général sur la protection des données, vous disposez des droits suivants :

• Si vos données à caractère personnel sont traitées, vous avez le droit d'obtenir l'accès aux données enregistrées vous concernant (art. 15 du RGPD).
• Si des données à caractère personnel inexactes sont traitées, vous avez le droit de les faire rectifier (art. 16 du RGPD).
• Si les conditions légales sont remplies, vous pouvez demander la suppression ou la limitation du traitement et vous opposer au traitement (art. 17, 18 et 21 du RGPD).

Si vous faites usage des droits susmentionnés, l'organisme public vérifie si les conditions légales sont remplies.

Vous disposez également d'un droit de recours auprès du délégué à la protection des données de Rhénanie-Palatinat :

Le délégué à la protection des données et à la liberté d'information de Rhénanie-Palatinat

Hintere Bleiche 34
55116 Mayence

Téléphone : +49 6131 208-2449
E-mail : poststelledatenschutz.rlpde.