Столиця землі Майнц використовує для аудіо- та/або відеоконференцій переважно Cisco Webex Meetings (інші рішення, що використовуються в столиці землі Майнц, наприклад, відеоплатформа 3Q для трансляції засідань ради), які не охоплюються цією інформацією про захист даних. Цей інструмент для проведення конференцій доповнює існуючі можливості виконання завдань столиці землі Майнц можливістю проводити наради, прийоми громадян, а також презентації в цифровому форматі.

Онлайн-заходи також є альтернативою та доповненням до класичних очних заходів і стають все більш затребуваними в умовах прогресуючої цифровізації. Крім того, комунікаційні платформи, як описано тут, є важливими інструментами в боротьбі з епідеміями/запобіганні їм – у зв'язку з пандемією коронавірусу.

Збір даних також здійснюється з метою реєстрації на цю конференцію. При реєстрації/вході в систему по телефону номер телефону не буде видимий під час конференції.

В принципі, достатньо перейти за посиланням, що міститься в електронному листі-запрошенні, і зареєструватися через веб-інтерфейс. Однак для участі вам необхідно вказати принаймні своє ім'я та адресу електронної пошти, щоб столиця землі Майнц могла ідентифікувати вас як правомочного учасника.

При використанні «Webex Telekom» обробляються різні типи персональних даних. Обсяг обробки даних також залежить від того, яку інформацію надають користувачі перед або під час участі у відео- або аудіоконференціях, а також від налаштувань, які вони вибирають:

Інформація про користувача: ім'я, прізвище, номер телефону (опціонально), адреса електронної пошти, пароль (хешований, якщо існує обліковий запис), зображення профілю (опціонально)

Метадані зустрічі: тема, опис (опціонально), IP-адреси учасників, інформація про пристрої/апаратне забезпечення, початок і кінець використання

У разі записів (опціонально): MP4-файл усіх відео-, аудіо- та презентаційних записів, M4A-файл усіх аудіозаписів, текстовий файл онлайн-чату зустрічі. Про те, чи буде здійснюватися запис, ми повідомляємо в запрошенні на захід.

При підключенні по телефону: інформація про вхідний та вихідний номер, назва країни, час початку та закінчення. За необхідності можуть зберігатися додаткові дані про з'єднання, наприклад IP-адреса пристрою.

Текстові, аудіо- та відеодані: при використанні функцій чату, запитань або опитувань введені текстові дані обробляються для їх відображення та, за необхідності, реєстрації. Для забезпечення відображення відео та відтворення аудіо протягом зустрічі обробляються дані з мікрофона кінцевого пристрою, а також з можливої відеокамери кінцевого пристрою. Камеру або мікрофон можна вимкнути або вимкнути звук у будь-який час.

Метадані та дані про з'єднання — це інформація, яка обов'язково збирається під час використання Webex. В іншому випадку неможливо встановити з'єднання з вами та використовуваними кінцевими пристроями.

Ви самі вирішуєте, які дані про вміст обробляються через Webex. Ви можете в будь-який час самостійно вимкнути камеру або мікрофон і таким чином запобігти обробці даних. Використання функції чату також є добровільним. Однак історія чату доступна для перегляду до закінчення онлайн-заходу.

Місто Майнц уклало з Telekom GmbH договір про обробку даних відповідно до ст. 28 GDPR. Telekom використовує для цього субпідрядників з компанії Cisco International Limited, United Kingdom, Feltham. Для клієнтів Telekom дані відповідальної особи обробляються в обчислювальному центрі в Лондоні або Амстердамі. Cisco Systems, Inc. має свою штаб-квартиру в США. Тому частина обробки персональних даних, які збираються під час використання WebEx, відбувається в США. Telekom GmbH уклала з Cisco Systems, Inc. стандартні договірні умови, які забезпечують відповідні гарантії відповідно до ст. 46 DSGVO.

У рамках надання конференц-рішення Webex Telekom обробник даних, зокрема, обробляє персональні дані в рамках

• замовлення та надання конференц-рішень Cisco Webex
• хостингу конференц-рішень Cisco Webex (наприклад, зберігання аудіо-/відеозаписів, чатів або спільних документів для подальшого використання)
• управління конференціями та даними учасників (наприклад, зберігання даних учасників, порядку денного, коментарів; управління запрошеннями)
• надання операторських послуг та підтримки
• надання звітів

обробка.

Крім того, застосовуються заяви про захист даних «Telekom Deutschland GmbH» та компанії «Cisco Systems, Inc.». Зокрема, під час завантаження клієнтів WebEx (Cisco Webex Meetings) сфера відповідальності міста Майнц припиняє свою дію, і користувачі повинні прийняти умови захисту даних «Cisco Systems, Inc.».

У рамках відеоконференції столиця землі Майнц не збирає/обробляє більше даних, ніж це було б у випадку інформаційних заходів на місці, для участі в яких необхідна реєстрація.

Конференції проводяться в прямому ефірі та в режимі реального часу. Запис конференцій, як правило, не проводиться. Якщо керівник зустрічі бажає записати веб-зустріч, вас окремо попросять надати свою згоду на це. Якщо ви відмовитеся, це може призвести до того, що ви не зможете взяти участь у веб-зустрічі. Ви можете будь-коли відкликати свою згоду, повідомивши про це керівника зустрічі.

Якщо це необхідно для фіксації результатів онлайн-зустрічі, ми будемо фіксувати вміст чату. Однак, як правило, це не буде відбуватися. Приватні чати не зберігаються.

Якщо ви зареєстровані як користувач «WebEx Telekom», звіти про онлайн-зустрічі (метадані зустрічі, дані про телефонний дзвінок, питання та відповіді у вебінарах, функція опитування у вебінарах) можуть зберігатися до одного місяця.

Системні файли журналів, в яких зберігаються особисті дані або дані, що можуть бути пов'язані з особою, зберігаються виключно для аналізу та усунення помилок і автоматично видаляються або перезаписуються не пізніше ніж через три місяці.

Ваші дані обробляються на підставі ст. 6, абз. 1, літ. е) Загального регламенту про захист даних (GDPR) у поєднанні з § 3 LDSG, а також, у разі необхідності, ст. 9 GDPR. У разі обробки персональних даних співробітників міста Майнц правовою основою для обробки даних є § 20 LDSG.

Інструмент «Cisco Webex» використовується для виконання наших завдань у цифровому форматі.

При використанні Cisco Webex Meetings застосовуються правила захисту даних постачальника Cisco, які ми надаємо вам у версії, що є в нашому розпорядженні.

Незважаючи на те, що зберігання та інша обробка ваших даних в основному відбувається на серверах в ЄС, з огляду на те, що Cisco Systems Inc. має штаб-квартиру в США, не можна виключити, що особисті дані, наприклад метадані, під час участі в стримах та відеоконференціях обробляються в США. Рівень захисту даних у США нижчий, ніж рівень захисту даних, гарантований GDPR в ЄС, зокрема, американські органи влади мають широкі можливості доступу до приватних даних.

Столиця землі Майнц безпосередньо не зберігає жодних даних (див. вище). В іншому випадку просимо вас дотримуватися положень про захист даних та декларацій про захист даних Cisco-Webex та Telekom. Історія чатів та повідомлення доступні лише протягом онлайн-зустрічей і не зберігаються. Винятки див. вище.

Передача даних до третьої країни з боку столиці землі Майнц не здійснюється. Однак просимо звернути увагу на інформацію про захист даних та заяви про захист даних від Cisco-Webex та Telekom.

Відповідно до Загального регламенту про захист даних, ви маєте такі права:

• Якщо ваші персональні дані обробляються, ви маєте право на отримання інформації про збережені дані, що стосуються вашої особи (ст. 15 GDPR).
• Якщо обробляються невірні персональні дані, ви маєте право на їх виправлення (ст. 16 GDPR).
• За наявності законних підстав ви можете вимагати видалення або обмеження обробки, а також подати заперечення проти обробки (ст. 17, 18 та 21 GDPR).

Якщо ви скористаєтеся своїми вищезазначеними правами, державний орган перевірить, чи виконані для цього законодавчі вимоги.

Крім того, ви маєте право подати скаргу до уповноваженого з питань захисту даних землі Рейнланд-Пфальц:

Уповноважений з питань захисту даних та свободи інформації землі Рейнланд-Пфальц

Hintere Bleiche 34
55116 Майнц

Телефон: +49 6131 208-2449
Електронна пошта: poststelledatenschutz.rlpde.