Il Comune di Magonza utilizza principalmente Cisco Webex Meetings per le audioconferenze e/o le videoconferenze (altre soluzioni impiegate dal Comune di Magonza, ad esempio la piattaforma video 3Q per lo streaming delle sedute del Consiglio, non rientrano nella presente informativa sulla protezione dei dati). Lo strumento per le conferenze integra le possibilità già esistenti per l'adempimento dei compiti della città di Magonza con la possibilità di svolgere riunioni, incontri con i cittadini ma anche sessioni di presentazione in formato digitale.

Gli eventi online rappresentano anche un'alternativa e un'integrazione agli eventi tradizionali in presenza e, nel contesto della progressiva digitalizzazione, sono sempre più richiesti. Inoltre, le piattaforme di comunicazione, come quelle qui descritte, costituiscono strumenti importanti nella lotta e nella prevenzione delle epidemie, a seguito della pandemia di coronavirus.

La raccolta dei dati avviene anche ai fini della registrazione a questa conferenza. In caso di registrazione/connessione via telefono, il numero di telefono non sarà visibile durante la conferenza.

In linea di massima è sufficiente seguire il link contenuto nell’e-mail di invito ed effettuare l’accesso tramite l’interfaccia web. Per partecipare, tuttavia, è necessario fornire almeno il proprio nome e indirizzo e-mail, affinché la città di Magonza possa identificarvi come partecipanti autorizzati.

Quando si utilizza "Webex Telekom", vengono trattati diversi tipi di dati personali. L'entità del trattamento dei dati dipende anche dalle informazioni fornite dagli utenti prima o durante la partecipazione a videoconferenze o audioconferenze e dalle impostazioni selezionate:

Dati dell'utente: nome, cognome, numero di telefono (facoltativo), indirizzo e-mail, password (con hash, se esiste un account), immagine del profilo (facoltativa)

Metadati della riunione: argomento, descrizione (facoltativa), indirizzi IP dei partecipanti, informazioni sul dispositivo/hardware, inizio e fine dell'utilizzo

In caso di registrazioni (facoltativo): file MP4 di tutte le registrazioni video, audio e delle presentazioni, file M4A di tutte le registrazioni audio, file di testo della chat della riunione online. L'eventuale effettuazione di una registrazione viene comunicata nell'invito all'evento.

In caso di connessione tramite telefono: informazioni sul numero di chiamata in entrata e in uscita, nome del Paese, ora di inizio e di fine. Se necessario, possono essere memorizzati ulteriori dati di connessione, come ad esempio l'indirizzo IP del dispositivo.

Dati di testo, audio e video: quando si utilizzano le funzioni di chat, domande o sondaggi, i testi inseriti vengono elaborati per essere visualizzati e, se necessario, registrati. Per consentire la visualizzazione dei video e la riproduzione dell'audio, durante la durata della riunione vengono elaborati i dati provenienti dal microfono del dispositivo terminale e da un'eventuale videocamera del dispositivo stesso. La videocamera o il microfono possono essere disattivati o silenziati in qualsiasi momento.

I metadati e i dati di connessione sono informazioni che vengono necessariamente generate durante l'utilizzo di Webex. In caso contrario, non è possibile stabilire una connessione con l'utente e i dispositivi utilizzati.

Siete voi stessi a decidere quali dati di contenuto vengono trattati tramite Webex. Potete spegnere la videocamera o il microfono in qualsiasi momento e impedire in questo modo il trattamento dei dati. Anche l'utilizzo della funzione di chat è facoltativo. La cronologia della chat rimane tuttavia visibile fino al termine dell'evento online.

La città di Magonza ha stipulato con Telekom GmbH un contratto di trattamento dei dati ai sensi dell'art. 28 del GDPR. A tal fine, Telekom ricorre a subappaltatori quali la società Cisco International Limited, con sede a Feltham, Regno Unito. Per i clienti di Telekom, i dati del titolare del trattamento vengono trattati nel centro dati di Londra o Amsterdam. Cisco Systems, Inc. ha sede negli Stati Uniti. Una parte del trattamento dei dati personali raccolti durante l'utilizzo di WebEx avviene quindi negli Stati Uniti. Telekom GmbH ha concordato con Cisco Systems, Inc. delle clausole contrattuali standard che garantiscono adeguate garanzie ai sensi dell'art. 46 del GDPR.

Nell'ambito della fornitura della soluzione di conferenza Webex Telekom, il responsabile del trattamento tratta in particolare i dati personali nell'ambito di

• incarico e fornitura delle soluzioni di conferenza Cisco Webex
• hosting delle soluzioni di conferenza Cisco Webex (ad es. salvataggio di registrazioni audio/video, chat o documenti condivisi per un successivo recupero)
• gestione delle conferenze e dei dati dei partecipanti (ad es. archiviazione dei dati dei partecipanti, dell'ordine del giorno, dei commenti; gestione degli inviti)
• fornitura di servizi di operatore e assistenza
• Fornitura di report

trattati.

Si applicano inoltre le informative sulla privacy di "Telekom Deutschland GmbH" e della società "Cisco Systems, Inc.". In particolare, quando si scaricano i client WebEx (Cisco Webex Meetings), si esce dall'ambito di responsabilità della città di Magonza e gli utenti devono accettare le condizioni sulla protezione dei dati di "Cisco Systems, Inc.".

Nel quadro della videoconferenza, la città di Magonza non raccoglie né tratta, in linea di principio, più dati di quanti ne verrebbero raccolti in occasione di eventi informativi in presenza per i quali è richiesta la registrazione.

Le conferenze si svolgono dal vivo e in tempo reale. In linea di principio, le conferenze non vengono registrate. Se un moderatore desidera registrare una riunione online, le verrà chiesto separatamente il suo consenso in merito. Se lo nega, ciò potrebbe comportare l'impossibilità di partecipare alla riunione online. Può revocare il suo consenso in qualsiasi momento nei confronti del moderatore della riunione.

Se necessario ai fini della registrazione dei risultati di una riunione online, registreremo i contenuti della chat. Tuttavia, ciò non avverrà di norma. Le chat private non vengono salvate.

Se siete registrati come utenti su "WebEx Telekom", i resoconti delle riunioni online (metadati della riunione, dati relativi alla connessione telefonica, domande e risposte nei webinar, funzione di sondaggio nei webinar) possono essere conservati per un massimo di un mese.

I file di log di sistema in cui vengono memorizzati dati personali o riferibili a persone fisiche vengono conservati esclusivamente a fini di analisi e risoluzione di errori e vengono automaticamente cancellati o sovrascritti al più tardi dopo tre mesi.

I Suoi dati vengono trattati ai sensi dell'art. 6, comma 1, lettera e) del Regolamento generale sulla protezione dei dati (RGPD), in combinato disposto con l'art. 3 della LDSG (Legge sulla protezione dei dati del Land) e, se del caso, con l'art. 9 del RGPD. Qualora vengano trattati dati personali dei dipendenti della città di Magonza, la base giuridica del trattamento dei dati è costituita dall'art. 20 della LDSG.

Lo strumento "Cisco Webex" viene utilizzato per poter svolgere i nostri compiti anche in formato digitale.

Per l'utilizzo di Cisco Webex Meetings si applicano le informative sulla protezione dei dati del fornitore Cisco, che mettiamo a vostra disposizione nella versione a nostra disposizione.

Sebbene la memorizzazione e il trattamento dei vostri dati avvengano in gran parte su server situati nell'UE, data la sede di Cisco Systems Inc. negli Stati Uniti, non si può escludere che i dati personali, ad esempio i metadati, vengano trattati negli Stati Uniti durante la partecipazione a streaming e videoconferenze. Il livello di protezione dei dati negli Stati Uniti è inferiore a quello garantito dal GDPR nell'UE; in particolare, le autorità statunitensi dispongono di ampie possibilità di accesso ai dati privati.

Il Comune di Magonza non memorizza direttamente alcun dato (vedi sopra). Invitiamo tuttavia a prendere visione delle informative sulla privacy e delle dichiarazioni sulla protezione dei dati di Cisco Webex e di Telekom. Le cronologie delle chat e i messaggi sono visibili solo per la durata delle riunioni online e non vengono salvati. Per le eccezioni, si veda sopra.

La città di Magonza non effettua alcun trasferimento di dati verso paesi terzi. Si prega tuttavia di prendere visione delle note informative sulla protezione dei dati e delle informative sulla privacy di Cisco Webex e di Telekom.

Ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati, le spettano i seguenti diritti:

• Se i Suoi dati personali vengono trattati, Lei ha il diritto di ottenere informazioni sui dati memorizzati che La riguardano (art. 15 RGPD).
• Qualora vengano trattati dati personali inesatti, avete diritto alla rettifica (art. 16 RGPD).
• Se sussistono i presupposti di legge, potete richiedere la cancellazione o la limitazione del trattamento, nonché opporvi al trattamento (artt. 17, 18 e 21 del GDPR).

Qualora Lei eserciti i diritti sopra menzionati, l’ente pubblico verificherà se sussistono i presupposti di legge.

Esiste inoltre il diritto di reclamo presso il Garante regionale per la protezione dei dati della Renania-Palatinato:

Il Garante regionale per la protezione dei dati e la libertà di informazione della Renania-Palatinato

Hintere Bleiche 34
55116 Magonza

Telefono: +49 6131 208-2449
E-mail: poststelledatenschutz.rlpde.