Stolica kraju związkowego Moguncja wykorzystuje do konferencji audio i/lub wideo przede wszystkim Cisco Webex Meetings (inne rozwiązania stosowane przez stolicę kraju związkowego Moguncja, np. platforma wideo 3Q do transmisji strumieniowej posiedzeń rady) nie są objęte niniejszą informacją o ochronie danych. Narzędzie konferencyjne uzupełnia dotychczasowe możliwości wykonywania zadań stolicy kraju związkowego Moguncja o możliwość prowadzenia spotkań, konsultacji z mieszkańcami, ale także prezentacji w formie cyfrowej.

Wydarzenia online są również alternatywą i uzupełnieniem klasycznych wydarzeń stacjonarnych i w związku z postępującą cyfryzacją cieszą się coraz większym zainteresowaniem. Ponadto platformy komunikacyjne, takie jak opisane tutaj, stanowią ważne narzędzia w zwalczaniu/zapobieganiu epidemiom – w następstwie pandemii koronawirusa.

Gromadzenie danych odbywa się również w celu rejestracji na tę konferencję. W przypadku rejestracji/połączenia telefonicznego numer telefonu nie jest widoczny podczas konferencji.

Zasadniczo wystarczy kliknąć link zawarty w wiadomości e-mail z zaproszeniem i zarejestrować się za pośrednictwem interfejsu internetowego. Aby wziąć udział w konferencji, należy jednak podać co najmniej swoje imię i nazwisko oraz adres e-mail, aby stolica kraju związkowego Moguncja mogła zidentyfikować Państwa jako uprawnionego uczestnika.

Podczas korzystania z „Webex Telekom” przetwarzane są różne rodzaje danych osobowych. Zakres przetwarzania danych zależy również od tego, jakie informacje podają użytkownicy przed lub podczas udziału w wideokonferencjach lub audiokonferencjach oraz jakie ustawienia są wprowadzane:

Dane użytkownika: imię, nazwisko, numer telefonu (opcjonalnie), adres e-mail, hasło (zaszyfrowane, jeśli istnieje konto), zdjęcie profilowe (opcjonalnie)

Metadane spotkania: temat, opis (opcjonalnie), adresy IP uczestników, informacje o urządzeniach/sprzęcie, początek i koniec użytkowania

W przypadku nagrań (opcjonalnie): plik MP4 wszystkich nagrań wideo, audio i prezentacji, plik M4A wszystkich nagrań audio, plik tekstowy czatu spotkania online. Informację o tym, czy nagranie zostanie wykonane, podajemy w zaproszeniu na wydarzenie.

W przypadku połączenia telefonicznego: informacje o numerze przychodzącym i wychodzącym, nazwie kraju, godzinie rozpoczęcia i zakończenia. W razie potrzeby mogą być zapisane dodatkowe dane połączenia, np. adres IP urządzenia.

Dane tekstowe, audio i wideo: podczas korzystania z funkcji czatu, pytań lub ankiet wprowadzone dane tekstowe są przetwarzane w celu ich wyświetlenia i ewentualnego zarejestrowania. Aby umożliwić wyświetlanie wideo i odtwarzanie audio, dane z mikrofonu urządzenia końcowego oraz ewentualnej kamery wideo urządzenia końcowego są przetwarzane przez cały czas trwania spotkania. Aparat lub mikrofon można w każdej chwili wyłączyć lub wyciszyć.

Dane meta i dane połączenia to informacje, które są niezbędne podczas korzystania z Webex. W przeciwnym razie nie można nawiązać połączenia z użytkownikiem i używanymi urządzeniami końcowymi.

To Państwo decydują, jakie dane dotyczące treści są przetwarzane przez Webex. W każdej chwili mogą Państwo samodzielnie wyłączyć kamerę lub mikrofon i w ten sposób uniemożliwić przetwarzanie danych. Korzystanie z funkcji czatu jest również dobrowolne. Historia czatu jest jednak widoczna do momentu zakończenia wydarzenia online.

Miasto Moguncja zawarło z Telekom GmbH umowę o przetwarzaniu danych zgodnie z art. 28 RODO. Telekom korzysta w tym celu z usług podwykonawców firmy Cisco International Limited, Wielka Brytania, Feltham. Dane klientów Telekom są przetwarzane przez administratora w centrum danych w Londynie lub Amsterdamie. Cisco Systems, Inc. ma siedzibę główną w Stanach Zjednoczonych. Część przetwarzania danych osobowych gromadzonych podczas korzystania z WebEx odbywa się zatem w Stanach Zjednoczonych. Telekom GmbH zawarła z Cisco Systems, Inc. standardowe klauzule umowne, które zapewniają odpowiednie gwarancje zgodnie z art. 46 RODO.

W ramach udostępniania rozwiązania konferencyjnego Webex Telekom podmiot przetwarzający dane przetwarza w szczególności dane osobowe w ramach

• zlecania i dostarczania rozwiązań konferencyjnych Cisco Webex
• hostingu rozwiązań konferencyjnych Cisco Webex (np. przechowywanie nagrań audio/wideo, czatów lub udostępnionych dokumentów do późniejszego pobrania)
• zarządzania konferencjami i danymi uczestników (np. przechowywanie danych uczestników, programu, komentarzy; zarządzanie zaproszeniami)
• świadczenia usług operatorskich i wsparcia technicznego
• Dostarczanie raportów

przetwarzane.

Ponadto obowiązują oświadczenia o ochronie danych osobowych firmy „Telekom Deutschland GmbH” oraz „Cisco Systems, Inc.”. W szczególności podczas pobierania klientów WebEx (Cisco Webex Meetings) użytkownicy opuszczają obszar odpowiedzialności miasta Moguncja i muszą zaakceptować warunki ochrony danych osobowych firmy „Cisco Systems, Inc.”.

W ramach wideokonferencji stolica kraju związkowego Moguncja nie gromadzi ani nie przetwarza więcej danych niż w przypadku lokalnych spotkań informacyjnych, na które wymagane jest zgłoszenie.

Konferencje odbywają się na żywo i w czasie rzeczywistym. Konferencje nie są zasadniczo nagrywane. Jeśli prowadzący spotkanie chce nagrać spotkanie internetowe, poprosi Państwa o wyrażenie zgody w tej sprawie. Odmowa zgody może skutkować niemożnością uczestnictwa w spotkaniu internetowym. Zgodę można w każdej chwili cofnąć, zwracając się do prowadzącego spotkanie.

Jeśli będzie to konieczne do celów protokołowania wyników spotkania online, będziemy protokołować treść czatu. Jednak zazwyczaj nie będzie to miało miejsca. Prywatne czaty nie są zapisywane.

Jeśli są Państwo zarejestrowani jako użytkownicy „WebEx Telekom”, raporty z spotkań online (metadane spotkań, dane dotyczące połączeń telefonicznych, pytania i odpowiedzi w webinariach, funkcja ankiet w webinariach) mogą być przechowywane przez okres do jednego miesiąca.

Pliki dziennika systemu, w których przechowywane są dane osobowe lub dane umożliwiające identyfikację osób, są przechowywane wyłącznie w celu analizy i usuwania błędów i są automatycznie usuwane lub nadpisywane najpóźniej po trzech miesiącach.

Państwa dane są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e) ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) w połączeniu z § 3 LDSG oraz, w stosownych przypadkach, art. 9 RODO. W zakresie, w jakim przetwarzane są dane osobowe pracowników miasta Moguncja, podstawą prawną przetwarzania danych jest § 20 LDSG.

Narzędzie „Cisco Webex” jest wykorzystywane do realizacji naszych zadań również w formie cyfrowej.

Podczas korzystania z Cisco Webex Meetings obowiązują informacje dotyczące ochrony danych osobowych dostawcy Cisco, które udostępniamy Państwu w posiadanej przez nas wersji.

Mimo że przechowywanie i inne przetwarzanie Państwa danych odbywa się w dużej mierze na serwerach w UE, biorąc pod uwagę siedzibę Cisco Systems Inc. w USA, nie można wykluczyć, że dane osobowe, na przykład metadane, będą przetwarzane w USA podczas udziału w transmisjach strumieniowych i wideokonferencjach. Poziom ochrony danych w Stanach Zjednoczonych jest niższy niż poziom ochrony danych zapewniony przez RODO w UE, w szczególności istnieje szeroki dostęp do danych prywatnych przez organy amerykańskie.

Stolica kraju związkowego Moguncja nie przechowuje żadnych danych (patrz wyżej). Ponadto prosimy o zapoznanie się z informacjami dotyczącymi ochrony danych i oświadczeniami o ochronie danych Cisco-Webex i Telekom. Historie czatów i wiadomości są widoczne tylko przez czas trwania spotkań online i nie są przechowywane. Wyjątki patrz wyżej.

Stolica kraju związkowego Moguncja nie przekazuje danych do państw trzecich. Prosimy jednak o zapoznanie się z informacjami dotyczącymi ochrony danych oraz oświadczeniami o ochronie danych Cisco-Webex i Telekom.

Zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych przysługują Państwu następujące prawa:

• W przypadku przetwarzania Państwa danych osobowych mają Państwo prawo do uzyskania informacji o danych przechowywanych na Państwa temat (art. 15 RODO).
• W przypadku przetwarzania nieprawidłowych danych osobowych mają Państwo prawo do ich sprostowania (art. 16 RODO).
• Jeśli spełnione są wymogi prawne, mają Państwo prawo zażądać usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych, a także wnieść sprzeciw wobec przetwarzania (art. 17, 18 i 21 RODO).

W przypadku skorzystania z powyższych praw organ publiczny sprawdzi, czy spełnione są ustawowe warunki.

Ponadto przysługuje Państwu prawo do wniesienia skargi do krajowego inspektora ochrony danych w Nadrenii-Palatynacie:

Krajowy inspektor ochrony danych i wolności informacji Nadrenii-Palatynatu

Hintere Bleiche 34
55116 Mainz

Telefon: +49 6131 208-2449
E-mail: poststelledatenschutz.rlpde.