W niektórych przypadkach stolica kraju związkowego Moguncja zezwalała w ramach krajowych, formalnych procedur udzielania zamówień publicznych (przetargów publicznych i ograniczonych) na składanie ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału zarówno w formie pisemnej, jak i cyfrowej.

Analogicznie do praktyki stosowanej w europejskich procedurach udzielania zamówień publicznych, od dnia 1 października 2019 r. również w krajowych, formalnych procedurach udzielania zamówień publicznych dopuszczalne będą wyłącznie oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału i wyrażenia zainteresowania przekazane w formie cyfrowej.

Jakie zmiany wynikają z tego dla kandydatów/oferentów?

Do momentu pobrania dokumentów przetargowych lub aplikacyjnych i ich uzupełnienia nie ma żadnych zmian.

Zamiast przesyłać dokumenty w formie papierowej do działu zamówień publicznych i zakupów, oferent/kandydat najpierw digitalizuje wypełnione dokumenty ofertowe lub aplikacyjne w pliku PDF (w przypadku usług budowlanych dodatkowo również w pliku GAEB). Następnie przed upływem wyznaczonego terminu składania ofert przesyła je na platformę przetargową subreport ELVIS, z której korzysta stolica kraju związkowego Moguncja. Link znajduje się na końcu tej strony.

Elektroniczne przekazywanie ofert lub wniosków nie wiąże się dla kandydata/oferenta z żadnymi kosztami ani dodatkowym nakładem pracy, ponieważ odbywa się to zasadniczo wyłącznie w formie tekstowej zgodnie z § 126b BGB (niemieckiego kodeksu cywilnego). Oferent nie potrzebuje zatem płatnego certyfikatu do tworzenia podpisu elektronicznego ani pieczęci elektronicznej.

W związku z tym należy pamiętać, że w przypadku przetargów budowlanych otwarcie ofert nie odbywa się już w obecności oferentów lub ich pełnomocników.