El mundo laboral actual, sobre todo debido a la pandemia del coronavirus, plantea grandes retos a todos los empleadores. La forma de trabajar ha cambiado. Los empleados y directivos exigen más flexibilidad, dinamismo e independencia en sus puestos de trabajo y en sus métodos de trabajo. Otro aspecto es el atractivo de la ciudad de Maguncia como empleadora. Para seguir estando a la altura de otros empleadores de la región del Rin-Meno, es necesario poner en práctica ideas innovadoras. Como empleador moderno, es necesario afrontar estos retos y desarrollar soluciones.

Para ello, se han definido tres ámbitos de actuación:

1. Flexibilización del horario y el lugar de trabajo
2. Cuestiones espaciales
3. Tecnología

En el marco de la Ley de acceso en línea (OZG), todos los servicios administrativos deben estar disponibles en línea en toda la ciudad. Se trata de una tarea obligatoria. Se persiguen los siguientes objetivos: 

• Acceso electrónico seguro a la administración
• Acceso sin barreras y sin interrupciones a las ofertas en línea
• Cuenta de usuario única con posibilidad de identificación
• Procesos de trabajo digitales sin interrupciones en la administración

Se trata de un manejo intuitivo y una oferta administrativa presentada en un lenguaje sencillo.

Los barcamps son un método de moderación para grupos grandes y son adecuados para entre 30 y 300 personas. En ellos, los participantes, con sus temas, preguntas y aportaciones, son los protagonistas absolutos del evento. Los participantes deciden conjuntamente qué temas se debatirán exactamente. Dependiendo del barcamp, hay un tema principal sobre el que se reúnen los participantes. El método Barcamp siempre incluye los siguientes pasos: preparación, apertura, fase de sesiones, ronda final y seguimiento. 

La idea del proyecto «Barcamp mainzDIGITAL» tiene como objetivo llevar a cabo una vez al año un formato participativo para los empleados de la administración municipal de Maguncia. El Barcamp es más rápido, ágil y productivo que la conferencia «clásica» y deja mucho margen para las ideas y los impulsos propios de los empleados. Todos pueden participar: todos los participantes tienen la oportunidad de aportar temas, ponencias, cursos de formación e ideas para talleres con el fin de diseñar sus propias sesiones. 

El 6 de abril de 2022, el Ayuntamiento aprobó las «Directrices para la participación ciudadana en Maguncia». Estas prevén la implementación de una plataforma de participación en línea a través de la cual los habitantes de Maguncia puedan informarse de forma actualizada, transparente, temprana y sin barreras sobre los proyectos y los procesos de participación ciudadana, y participar en ellos. 

La gobernanza de datos se refiere a la gestión integral de los datos que se utilizan en una empresa u organización. Incluye directrices y procedimientos para garantizar la calidad, la protección y la seguridad de los datos, y asegura el cumplimiento de los requisitos legales. Este enfoque debe aplicarse de manera integral y constituye una base para poder utilizar los datos de forma específica en toda la organización y, sobre esta base, poder proporcionar datos abiertos y fundamentos de control internos. 

La colaboración interdepartamental requiere una herramienta que permita editar documentos de forma conjunta y comunicarse de manera rápida y sencilla. Las herramientas de colaboración sirven para facilitar la comunicación y el trabajo en equipo. Simplifican la gestión de proyectos, permiten archivar documentos de forma clara y proporcionan a los miembros del equipo una plataforma para intercambiar información de forma dinámica. Con el fin de permitir una colaboración sencilla y eficiente dentro de la administración municipal y dentro del grupo Stadt Mainz, se utilizará aquí una herramienta de colaboración integral. 

«El Ayuntamiento de Maguncia está dirigiendo el diseño de una aplicación única «Für_alle_Mainzer:innen» (Para todos los habitantes de Maguncia). Esta aplicación mostrará las diversas situaciones y entornos de vida en una sola aplicación. La aplicación es un apoyo para la sociedad y, a medida que se desarrolle, podrá realizar cada vez más tareas y responder a más preguntas. Con la participación de los más diversos grupos de interés, se pretende ampliar el alcance funcional de esta aplicación y ofrecer así un valor añadido.

La experiencia de otras ciudades demuestra que las aplicaciones que incluyen todos los servicios al mismo tiempo son muy poco frecuentes y suponen un gran esfuerzo logístico en lo que respecta al mantenimiento de los datos. Además, el desarrollo de una aplicación de este tipo es muy costoso y su uso por parte de los ciudadanos es de corta duración. Una investigación sobre la gestión de otros municipios ha revelado que la mayoría se centra en los siguientes temas a la hora de desarrollar aplicaciones:

• Servicios al ciudadano / Ayuntamiento online
• Movilidad como servicio
• Cultura / Gastronomía / Eventos / Turismo 

Para los temas «Movilidad como servicio» y «Cultura / Gastronomía / Eventos / Turismo», ya hay algunas aplicaciones disponibles para Maguncia. Entre ellas se encuentran numerosas ofertas de movilidad de Mainzer Stadtwerke AG:

• Movilidad en Maguncia
• MainzRider
• MeinRad Bikesharing
• book-n-drive Carsharing
• EMMA²

O también atracciones turísticas de mainzplus CITYMARKETING o del Ayuntamiento de Maguncia, como por ejemplo:

• Aplicación SchUM
• Mainz-App

Un espacio creativo multifuncional (o también: sala de ideas, sala de talleres, laboratorio de innovación, espacio creativo, etc.) fomenta, gracias a unas condiciones marco adecuadas y a la puesta a disposición de los espacios y herramientas necesarios, la generación de ideas y pensamientos creativos con el fin de encontrar soluciones nuevas y exitosas a los problemas existentes. Los espacios creativos sirven para la colaboración, forman parte de una nueva cultura laboral y, en combinación con los métodos de reunión adecuados, ofrecen el caldo de cultivo óptimo para la innovación. En el marco del proyecto «Lugar de trabajo del futuro», esto ya se ha implementado y probado en el ayuntamiento de Große Bleiche y luego se implementará de manera integral en el nuevo ayuntamiento. 

Las posibilidades de aplicación de la automatización robótica de procesos (RPA) en la administración pública son muy variadas. El uso de la RPA permite automatizar sobre todo las tareas estándar. De este modo, los ciudadanos obtienen una respuesta a sus preguntas generales en un breve plazo de tiempo. Al mismo tiempo, la administración reduce el número de trámites clásicos, lo que le permite centrarse en temas más relevantes. A largo plazo, esta tecnología se impondrá en la administración pública. La idea del proyecto es simplificar los procesos administrativos de Maguncia con la RPA. Ejemplos posibles: tramitación digital de la normativa sobre uso indebido, solicitud de pasaportes.