L'attuale panorama lavorativo, determinato soprattutto dalla pandemia di coronavirus, pone tutti i datori di lavoro di fronte a grandi sfide. Il modo di lavorare è cambiato. I dipendenti e i dirigenti chiedono maggiore flessibilità, dinamismo e autonomia per i propri posti di lavoro e le proprie modalità operative. Un altro aspetto è l'attrattiva della città di Magonza come datore di lavoro. Per rimanere alla pari con gli altri datori di lavoro nell'area del Reno-Meno, è necessario attuare idee innovative. In qualità di datore di lavoro moderno, è necessario affrontare queste sfide e sviluppare soluzioni.

A tal fine sono stati definiti tre ambiti di intervento:

1. Flessibilizzazione dell'orario e del luogo di lavoro
2. Questioni relative agli spazi
3. Tecnologia

Ai sensi della legge sull'accesso online (OZG), tutti i servizi amministrativi devono essere resi disponibili online in tutta la città. Si tratta di un obbligo. Gli obiettivi perseguiti sono i seguenti: 

• Accesso elettronico sicuro alle autorità
• Accesso senza interruzioni e senza barriere alle offerte online
• Account utente unico con possibilità di identificazione
• Processi di lavoro digitali senza interruzioni di media nell'amministrazione

Si tratta di un'interfaccia intuitiva e di un'offerta amministrativa presentata in un linguaggio semplice.

I Barcamp sono un metodo di moderazione per grandi gruppi e sono adatti a gruppi composti da circa 30 a 300 persone. Al centro dell’evento ci sono esclusivamente i partecipanti con i loro argomenti, le loro domande e i loro contributi. Sono i partecipanti stessi a stabilire insieme quali argomenti specifici discutere. A seconda del Barcamp, viene stabilito un tema generale attorno al quale i partecipanti si riuniscono. Il metodo Barcamp comprende sempre le seguenti fasi: preparazione, apertura, fase delle sessioni, sessione conclusiva e follow-up. 

L'idea del progetto "Barcamp mainzDIGITAL" persegue l'obiettivo di realizzare una volta all'anno un formato partecipativo per i dipendenti dell'amministrazione comunale di Magonza. Il Barcamp è più veloce, agile e produttivo rispetto alla conferenza "classica" e lascia ampio spazio alle idee e agli spunti dei dipendenti. Tutti possono partecipare: tutti i partecipanti hanno la possibilità di proporre argomenti, relazioni, corsi di formazione e idee per workshop per organizzare le proprie sessioni. 

Il 6 aprile 2022 il Consiglio comunale ha approvato le «Linee guida per la partecipazione dei cittadini a Magonza». Queste prevedono l'implementazione di una piattaforma di partecipazione online attraverso la quale i residenti di Magonza possano informarsi e partecipare a progetti e processi di partecipazione in modo aggiornato, trasparente, tempestivo e senza barriere. 

La governance dei dati indica la gestione globale dei dati utilizzati all'interno di un'azienda o di un'organizzazione. Comprende linee guida e procedure volte a garantire la qualità, la protezione e la sicurezza dei dati, assicurando al contempo il rispetto dei requisiti normativi. Questo approccio deve essere perseguito in modo olistico e costituisce una base fondamentale per poter utilizzare i dati in modo mirato a livello trasversale all'organizzazione e, su questa base, poter mettere a disposizione Open Data e strumenti di controllo interni. 

La collaborazione interfunzionale richiede uno strumento per la modifica congiunta dei documenti e per una comunicazione rapida e semplice. Gli strumenti di collaborazione fungono da strumenti per la comunicazione e la cooperazione all’interno dei team. Essi facilitano la gestione dei progetti, consentono un’archiviazione chiara dei documenti e offrono ai membri del team una piattaforma per un vivace scambio di informazioni. Al fine di consentire una collaborazione semplice ed efficiente all'interno dell'amministrazione comunale e del Gruppo Stadt Mainz, è necessario l'utilizzo di uno strumento di collaborazione a livello globale. 

"L'amministrazione comunale di Magonza sta guidando la progettazione di un'app unificata denominata "Für_alle_Mainzer:innen". Questa app presenta le diverse situazioni e contesti di vita in un'unica piattaforma. L'app funge da supporto per la società e, con il progredire dello sviluppo, sarà in grado di svolgere sempre più compiti e rispondere a un numero crescente di domande. In modo partecipativo, coinvolgendo i più svariati gruppi di interesse, la gamma di funzioni di questa applicazione è destinata ad ampliarsi, offrendo così un valore aggiunto."

L'esperienza di altre città dimostra che le app che includono tutti i servizi contemporaneamente sono molto rare e comportano un elevato sforzo logistico in termini di gestione dei dati. Inoltre, lo sviluppo di una tale app è molto costoso e l'utilizzo da parte dei cittadini è di breve durata. Una ricerca condotta sulle pratiche di altri comuni ha rivelato che la maggior parte di essi si concentra sui seguenti ambiti tematici nello sviluppo delle app:

• Servizi ai cittadini / Municipio online
• Mobilità come servizio
• Cultura / Gastronomia / Eventi / Turismo 

Per le aree tematiche "Mobility as a Service" e "Cultura / Gastronomia / Eventi / Turismo" sono già disponibili alcune app per Magonza. Tra queste figurano numerose offerte di mobilità della Mainzer Stadtwerke AG:

• Mainzer Mobilität
• MainzRider
• MeinRad Bikesharing
• book-n-drive Carsharing
• EMMA²

Oppure le attrazioni turistiche di mainzplus CITYMARKETING o dell'amministrazione comunale di Magonza, come ad esempio:

• App SchUM
• App di Magonza

Uno spazio creativo multifunzionale (o anche: spazio delle idee, sala workshop, laboratorio di innovazione, creative space e molto altro) favorisce la nascita di idee e pensieri creativi grazie a condizioni quadro su misura e alla messa a disposizione degli spazi e degli strumenti necessari, al fine di trovare approcci risolutivi il più possibile nuovi ed efficaci per i problemi esistenti. Gli spazi creativi favoriscono la collaborazione, fanno parte di una cultura del "New Work" e, in combinazione con i giusti metodi di riunione, offrono il terreno fertile ottimale per l'innovazione. Nell'ambito del progetto "Posto di lavoro del futuro", ciò sarà attuato e testato già nel municipio di Große Bleiche, per poi essere implementato in modo olistico nel nuovo municipio. 

Le possibilità di impiego della Robotic Process Automation (RPA) nella pubblica amministrazione sono molteplici. Sono soprattutto le richieste standard a poter essere automatizzate grazie all’RPA. In questo modo i cittadini ricevono una risposta alle domande di carattere generale in tempi brevi. Allo stesso tempo, per l'amministrazione si riduce il numero di pratiche burocratiche classiche, consentendo di concentrarsi su questioni più rilevanti. Soprattutto nel lungo periodo, questa tecnologia si affermerà nella pubblica amministrazione. L'idea del progetto mira a semplificare i processi amministrativi di Magonza con l'RPA. Esempi possibili: elaborazione digitale dello statuto sull'uso improprio, richiesta del passaporto.