Obecna sytuacja na rynku pracy, spowodowana przede wszystkim pandemią koronawirusa, stanowi duże wyzwanie dla wszystkich pracodawców. Zmienił się sposób pracy. Pracownicy i kadra kierownicza domagają się większej elastyczności, dynamiki i niezależności w zakresie miejsc pracy i sposobów pracy. Kolejnym aspektem jest atrakcyjność miasta Moguncja jako pracodawcy. Aby pozostać na równi z innymi pracodawcami w regionie Ren-Men, należy wdrażać innowacyjne pomysły. Jako nowoczesny pracodawca należy podjąć te wyzwania i opracować rozwiązania.

W tym celu określono trzy obszary działania:

1. Elastyczność czasu pracy i miejsca pracy
2. Kwestie związane z przestrzenią
3. Technika

W ramach ustawy o dostępie online (OZG) wszystkie usługi administracyjne muszą być dostępne online w całym mieście. Jest to obowiązkowe zadanie. Realizowane są następujące cele: 

• Bezpieczny dostęp elektroniczny do urzędu
• Dostęp do ofert online bez barier i bez konieczności zmiany nośnika
• Jednolite konto użytkownika z możliwością identyfikacji
• Cyfrowe procesy pracy w administracji bez barier medialnych

Jest to intuicyjna obsługa i oferta administracyjna przedstawiona prostym językiem.

Barcampy to metoda moderacji dla dużych grup, odpowiednia dla około 30 do 300 osób. W centrum wydarzenia znajdują się wyłącznie uczestnicy wraz z ich tematami, pytaniami i wypowiedziami. Uczestnicy wspólnie ustalają, jakie tematy będą omawiane. W zależności od barcampu istnieje temat przewodni, wokół którego spotykają się uczestnicy. Metoda barcamp zawsze obejmuje następujące etapy: przygotowanie, otwarcie, faza sesji, podsumowanie i działania następcze. 

Ideą projektu „Barcamp mainzDIGITAL” jest organizowanie raz w roku wydarzenia o charakterze partycypacyjnym dla pracowników administracji miejskiej w Moguncji. Barcamp jest szybszy, bardziej elastyczny i skuteczniejszy niż „klasyczna” konferencja i pozostawia wiele miejsca na własne pomysły i impulsy pracowników. Wszyscy mogą wziąć udział: wszyscy uczestnicy mają możliwość zgłaszania tematów, wykładów, szkoleń i pomysłów na warsztaty, aby stworzyć własne sesje. 

W dniu 6 kwietnia 2022 r. rada miasta przyjęła „Wytyczne dotyczące udziału obywateli w życiu publicznym w Moguncji”. Przewidują one wdrożenie internetowej platformy partycypacyjnej, za pośrednictwem której mieszkańcy Moguncji będą mogli uzyskać aktualne, przejrzyste, wczesne i dostępne dla wszystkich informacje na temat projektów i procesów partycypacji obywatelskiej oraz brać w nich udział. 

Zarządzanie danymi oznacza kompleksowe zarządzanie danymi wykorzystywanymi w przedsiębiorstwie lub organizacji. Obejmuje ono wytyczne i procedury mające na celu zapewnienie jakości, ochrony i bezpieczeństwa danych oraz gwarantuje zgodność z wymogami prawnymi. Podejście to powinno być realizowane w sposób kompleksowy i stanowi podstawę do celowego wykorzystania danych w całej organizacji oraz, w oparciu o nie, udostępniania otwartych danych i wewnętrznych podstaw sterowania. 

Współpraca między różnymi działami wymaga narzędzia do wspólnej edycji dokumentów oraz szybkiej i łatwej komunikacji. Narzędzia do współpracy służą jako narzędzia do komunikacji i współpracy w zespołach. Ułatwiają one zarządzanie projektami, umożliwiają przejrzyste przechowywanie dokumentów i zapewniają członkom zespołu platformę do intensywnej wymiany informacji. Aby umożliwić prostą i wydajną współpracę w ramach administracji miejskiej oraz w ramach koncernu Stadt Mainz, należy zastosować tutaj kompleksowe narzędzie do współpracy. 

„Władze miasta Moguncja kierują pracami nad stworzeniem jednolitej aplikacji „Für_alle_Mainzer:innen” (Dla wszystkich mieszkańców Moguncji). Aplikacja ta będzie przedstawiać różnorodne sytuacje życiowe i przestrzenie życiowe w jednolitej formie. Aplikacja stanowi wsparcie dla społeczeństwa i wraz z rozwojem będzie mogła realizować coraz więcej zadań i odpowiadać na coraz więcej pytań. Dzięki partycypacyjnemu zaangażowaniu różnych grup interesów zakres funkcji tej aplikacji ma się powiększać, oferując w ten sposób wartość dodaną.

Doświadczenia innych miast pokazują, że aplikacje, które zawierają wszystkie usługi jednocześnie, są bardzo rzadkie i wiążą się z dużym nakładem logistycznym w zakresie zarządzania danymi. Ponadto opracowanie takiej aplikacji jest bardzo kosztowne, a jej wykorzystanie przez mieszkańców jest krótkotrwałe. Badania dotyczące postępowania innych gmin wykazały, że większość z nich koncentruje się przy opracowywaniu aplikacji na następujących obszarach tematycznych:

• Usługi dla mieszkańców / ratusz online
• Mobilność jako usługa
• Kultura / gastronomia / wydarzenia / turystyka 

W przypadku zagadnień „Mobilność jako usługa” oraz „Kultura / gastronomia / wydarzenia / turystyka” dla Moguncji dostępnych jest już kilka aplikacji. Wśród nich znajduje się wiele ofert mobilnościowych firmy Mainzer Stadtwerke AG:

• Mobilność w Moguncji
• MainzRider
• MeinRad Bikesharing
• book-n-drive Carsharing
• EMMA²

Lub też atrakcje turystyczne mainzplus CITYMARKETING lub administracji miejskiej Mainz, takie jak na przykład:

• Aplikacja SchUM
• Aplikacja Mainz

Wielofunkcyjna przestrzeń kreatywna (lub też: przestrzeń pomysłów, przestrzeń warsztatowa, laboratorium innowacji, przestrzeń twórcza itp.) sprzyja powstawaniu pomysłów i kreatywnych myśli dzięki odpowiednim warunkom ramowym oraz zapewnieniu niezbędnej powierzchni i narzędzi, co pozwala znaleźć jak najnowsze i najskuteczniejsze rozwiązania istniejących problemów. Pomieszczenia kreatywne służą współpracy, są częścią nowej kultury pracy i w połączeniu z odpowiednimi metodami spotkań stanowią optymalne podłoże dla innowacji. W ramach projektu „Miejsce pracy przyszłości” ma to zostać wdrożone i przetestowane w ratuszu Große Bleiche, a następnie wdrożone w całości w nowym ratuszu. 

Możliwości zastosowania automatyzacji procesów robotycznych (RPA) w administracji publicznej są różnorodne. Dzięki zastosowaniu RPA można zautomatyzować przede wszystkim standardowe sprawy. Dzięki temu obywatele otrzymują w krótkim czasie odpowiedź na ogólne pytania. Jednocześnie zmniejsza się liczba klasycznych spraw administracyjnych, dzięki czemu można skupić się na bardziej istotnych kwestiach. Technologia ta zyska popularność w administracji publicznej przede wszystkim w perspektywie długoterminowej. Celem projektu jest uproszczenie procesów administracyjnych w Moguncji za pomocą RPA. Możliwe przykłady: cyfrowe przetwarzanie statutu dotyczącego niewłaściwego wykorzystania, składanie wniosków o paszport.