De conformidad con el artículo 2, apartado 1, de la Ley federal de registro civil (BMG), la autoridad de registro debe registrar los datos personales de las personas que residen en su ámbito de competencia (residentes) con el fin de poder determinar y acreditar su identidad y su domicilio. Los datos personales almacenados en los registros civiles son utilizados por la autoridad registradora para satisfacer las necesidades de información legítimas tanto de organismos no públicos y particulares como de organismos públicos, de conformidad con las disposiciones sobre información de los registros civiles (artículos 44 y siguientes de la BMG) y transmisión de datos (artículos 33 y siguientes de la BMG), así como para colaborar en la ejecución de las tareas de otros organismos públicos (artículo 2, apartado 3, de la BMG). de la BMG) para satisfacer las necesidades de información legítimas tanto de organismos no públicos y particulares como de organismos públicos, así como para colaborar en la ejecución de tareas de otros organismos públicos (artículo 2, apartado 3, de la BMG). En determinadas ocasiones se realizan transmisiones periódicas de datos (artículos 36 y 43 de la BMG; 1.º y 2.º del Reglamento federal sobre transmisión de datos de registro) a otros organismos públicos, así como, de conformidad con el artículo 42 de la BMG, a comunidades religiosas de derecho público. Las transmisiones de datos que excedan este ámbito, incluso las periódicas, se realizan en virtud de lo dispuesto en la legislación federal o regional, en la que se especifican los motivos y fines subyacentes de la transmisión de datos, los destinatarios y los datos que se van a transmitir.

a) La autoridad registradora podrá transmitir datos del registro civil a otras autoridades públicas nacionales (véase el artículo 2 de la Ley federal de protección de datos), a comunidades religiosas de derecho público y a los servicios de búsqueda, o bien transmitir datos dentro de la unidad administrativa (municipio), siempre que ello sea necesario para el cumplimiento de sus propias funciones o de las funciones que sean competencia del destinatario.

b) Los particulares y los organismos no públicos pueden solicitar, previo pago de una tasa, información sobre datos personales concretos, siempre que la autoridad de registro pueda identificar claramente a la persona en cuestión a partir de los datos facilitados por el solicitante. Previa solicitud, se puede facilitar a particulares y organismos no públicos información sobre la pertenencia a un grupo (por ejemplo, una determinada generación) y sobre determinados datos personales de un gran número de personas no identificadas nominalmente, siempre que se pueda determinar que existe un interés público. Los organismos extranjeros fuera de la Unión Europea se equiparan a los organismos no públicos.

c) Los partidos, grupos de votantes y otras entidades que presenten candidaturas pueden obtener datos del registro civil en relación con elecciones y votaciones a nivel estatal y municipal.

d) Los representantes electos, la prensa y la radio pueden obtener datos directamente relacionados con este fin específico en caso de aniversarios de edad y de matrimonio.

e) Las editoriales de directorios solo podrán obtener de la autoridad de registro datos concretos y exhaustivos de todos los residentes mayores de edad con fines de publicación en directorios impresos.

f) El propietario/arrendador de la vivienda tiene derecho a obtener información sobre los residentes registrados en su vivienda, siempre que demuestre un interés legal. Además, puede verificar con la autoridad de registro que la persona cuya mudanza ha confirmado se ha registrado en la autoridad de registro.

g) A organismos públicos de otros Estados miembros de la Unión Europea y del Espacio Económico Europeo (EEE), así como a órganos e instituciones de la Unión Europea o de la Comunidad Europea de la Energía Atómica, se permite la transmisión de datos en el marco de actividades que entran total o parcialmente en el ámbito de aplicación del Derecho de la Unión Europea, siempre que sea necesario para el cumplimiento de las funciones públicas que son competencia de la autoridad de registro o del destinatario. El requisito para la transferencia dentro del EEE es que los Estados del EEE adopten el contenido del Reglamento General de Protección de Datos.

Tras la mudanza o el fallecimiento del residente, la autoridad de registro deberá eliminar inmediatamente todos los datos que no sirvan para determinar la identidad y acreditar la vivienda, y que no sean necesarios para fines electorales, fiscales o para la tramitación de procedimientos relacionados con la nacionalidad. Transcurridos cinco años desde la mudanza o el fallecimiento del residente, los datos almacenados para el cumplimiento de las funciones de las autoridades de registro se conservarán durante 50 años y se protegerán mediante medidas técnicas y organizativas. Durante este tiempo, no se podrán tratar los datos, con excepción del apellido y los nombres, así como los nombres anteriores, la fecha de nacimiento, el lugar de nacimiento y, en caso de nacimiento en el extranjero, también el país, las direcciones actuales y anteriores, la fecha de salida y la fecha de fallecimiento, el lugar de fallecimiento y, en caso de fallecimiento en el extranjero, también el país. La prohibición de tratamiento no se aplica a los casos especificados en el artículo 13, apartado 2, frase 3, de la BMG. Según el artículo 14, apartado 2, de la BMG, se aplican plazos de eliminación más cortos a determinados datos.

De conformidad con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), toda persona afectada por el tratamiento de datos tiene, en particular, los siguientes derechos:

a) Derecho de acceso a los datos personales que se han almacenado y a su tratamiento (artículo 15 del RGPD).

b) Derecho a la rectificación de los datos, en caso de que estos sean inexactos o incompletos (artículo 16 del RGPD).

c) Derecho a la supresión de los datos almacenados sobre su persona, siempre que se cumpla alguna de las condiciones del artículo 17 del RGPD. El derecho a la supresión de los datos personales no existe, además de las excepciones mencionadas en el artículo 17, apartado 3, del RGPD, si la supresión no es posible o solo lo es con un esfuerzo desproporcionado debido al tipo especial de almacenamiento. En estos casos, la supresión se sustituye por la limitación del tratamiento de conformidad con el artículo 18 del RGPD.

d) Derecho a la limitación del tratamiento de datos, siempre que los datos hayan sido tratados de forma ilícita, sean necesarios para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones legales del interesado o, en caso de oposición, aún no se haya determinado si prevalecen los intereses de la autoridad de registro sobre los del interesado (artículo 18, apartado 1, letras b), c) y d) del RGPD). Si se impugna la exactitud de los datos personales, existe el derecho a la limitación del tratamiento mientras se comprueba su exactitud.

e) Derecho de oposición a determinados tratamientos de datos, siempre que no exista un interés público imperioso que prevalezca sobre los intereses del interesado y que ninguna disposición legal obligue al tratamiento (artículo 21 del RGPD). Para más información sobre el derecho de oposición según la Ley federal de registro civil, consulte las indicaciones que figuran en el formulario de registro.

La transmisión de datos personales con fines publicitarios o de comercio de direcciones solo está permitida si la persona afectada ha dado su consentimiento (artículo 6, apartado 1, letra a) del RGPD). De conformidad con el artículo 7, apartado 3, del RGPD, el consentimiento puede revocarse en cualquier momento ante la entidad a la que se haya concedido previamente.

Toda persona afectada tiene derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control (el responsable regional de protección de datos y libertad de información de Renania-Palatinado: Hintere Bleiche 34, 55116 Maguncia, teléfono: +49 6131 2082449, poststelledatenschutz.rlpde), si considera que sus datos personales se tratan de forma ilícita.