Ai sensi dell'articolo 2, paragrafo 1, della Legge federale sull'anagrafe (BMG), l'ufficio anagrafico è tenuto a registrare i dati personali delle persone residenti nel proprio ambito di competenza (cittadini) al fine di poter accertare e comprovare la loro identità e il loro domicilio. I dati personali memorizzati nei registri anagrafici vengono utilizzati dall'autorità di registrazione per soddisfare, in conformità alle disposizioni relative alle informazioni anagrafiche (§§ 44 e segg. BMG) e alla trasmissione dei dati (§§ 33 e segg. BMG) per soddisfare le legittime esigenze di informazione sia di enti non pubblici e privati che di enti pubblici, nonché per collaborare all’esecuzione dei compiti di altri enti pubblici (§ 2 comma 3 BMG). In determinate occasioni avvengono regolari trasmissioni di dati (§§ 36, 43 BMG; 1° e 2° regolamento federale sulla trasmissione dei dati anagrafici) ad altri enti pubblici, nonché, ai sensi dell’art. 42 della BMG, a comunità religiose di diritto pubblico. Ulteriori trasmissioni di dati, anche regolari, avvengono in base alle disposizioni del diritto federale o regionale, in cui sono indicati i rispettivi motivi e finalità della trasmissione dei dati, i destinatari e i dati da trasmettere.

a) L'ufficio anagrafico può trasmettere dati dal registro anagrafico ad altri enti pubblici sul territorio nazionale (cfr. § 2 della Legge federale sulla protezione dei dati), a comunità religiose di diritto pubblico e ai servizi di ricerca, oppure può comunicare dati all'interno dell'unità amministrativa (comune), nella misura in cui ciò sia necessario per l'adempimento dei propri compiti o di quelli di competenza del destinatario.

b) I privati e gli enti non pubblici ricevono, su richiesta, informazioni a pagamento su singoli dati personali, a condizione che la persona interessata possa essere identificata in modo univoco dall'autorità di registrazione sulla base delle indicazioni fornite dal richiedente. Su richiesta, è possibile fornire a privati e enti non pubblici informazioni relative all'appartenenza a un gruppo (ad es. una determinata classe di nascita) e a determinati dati personali riguardanti un numero elevato di persone non identificate nominativamente, qualora sia possibile accertare un interesse pubblico. Gli enti stranieri al di fuori dell'Unione Europea sono equiparati agli enti non pubblici.

c) I partiti, i gruppi elettorali e altri soggetti promotori di candidature possono ottenere dati anagrafici in relazione a elezioni e votazioni a livello statale e comunale.

d) I rappresentanti eletti, la stampa e le emittenti radiotelevisive possono ricevere, in occasione di anniversari di matrimonio o di età, i dati direttamente connessi a tale scopo specifico.

e) Gli editori di elenchi telefonici possono ricevere dall'ufficio anagrafe, ai fini della pubblicazione in elenchi telefonici cartacei, solo singoli dati, elencati in modo esaustivo, di tutti i residenti maggiorenni.

f) Il proprietario/locatore di un'abitazione ha diritto a ricevere informazioni sui residenti registrati nella sua abitazione, purché dimostri un interesse giuridico. Egli può inoltre accertarsi, rivolgendosi all'ufficio anagrafico, che la persona di cui ha confermato l'ingresso nell'abitazione si sia registrata presso l'ufficio anagrafico.

g) A enti pubblici in altri Stati membri dell'Unione Europea e dello Spazio Economico Europeo (SEE) nonché agli organi e alle istituzioni dell’Unione Europea o della Comunità Europea dell’Energia Atomica è consentito il trasferimento di dati nell’ambito di attività che rientrano, in tutto o in parte, nell’ambito di applicazione del diritto dell’Unione Europea, nella misura in cui ciò sia necessario per l’adempimento dei compiti pubblici di competenza dell’ufficio anagrafico o del destinatario. Il presupposto per il trasferimento all'interno del SEE è che gli Stati membri del SEE adottino il contenuto del Regolamento generale sulla protezione dei dati.

A seguito del trasferimento o del decesso del residente, l'ufficio anagrafico deve cancellare immediatamente tutti i dati che non servono all'accertamento dell'identità e alla prova della residenza, né sono necessari ai fini elettorali e fiscali o per lo svolgimento di procedimenti in materia di cittadinanza. Trascorsi cinque anni dal trasferimento o dal decesso del residente, i dati conservati per l'adempimento dei compiti delle autorità di registrazione vengono conservati per un periodo di 50 anni e protetti mediante misure tecniche e organizzative. Durante tale periodo, i dati non possono più essere trattati, ad eccezione del cognome e dei nomi, nonché dei nomi precedenti, della data e del luogo di nascita e, in caso di nascita all’estero, anche dello Stato, degli indirizzi attuali e precedenti, della data di trasloco, nonché della data e del luogo di decesso e, in caso di decesso all’estero, anche dello Stato. Il divieto di trattamento non si applica ai casi previsti dal § 13 comma 2 frase 3 BMG. Per determinati dati si applicano termini di cancellazione più brevi ai sensi del § 14 comma 2 BMG.

Ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati (RGPD), ogni persona interessata dal trattamento dei dati gode in particolare dei seguenti diritti:

a) diritto di accesso ai dati personali che la riguardano e al loro trattamento (articolo 15 del RGPD).

b) diritto di rettifica dei dati, qualora questi siano inesatti o incompleti (articolo 16 del RGPD).

c) Diritto alla cancellazione dei dati personali conservati, qualora sussista una delle condizioni di cui all’articolo 17 del RGPD. Il diritto alla cancellazione dei dati personali non sussiste, in aggiunta alle eccezioni di cui all'articolo 17, paragrafo 3, del RGPD, qualora la cancellazione non sia possibile o sia possibile solo con uno sforzo sproporzionato a causa della particolare forma di archiviazione. In questi casi, la cancellazione è sostituita dalla limitazione del trattamento ai sensi dell'articolo 18 del RGPD.

d) Diritto alla limitazione del trattamento dei dati, qualora i dati siano stati trattati illecitamente, siano necessari per far valere, esercitare o difendere i diritti dell'interessato o, in caso di opposizione, non sia ancora chiaro se gli interessi dell'autorità di registrazione prevalgano su quelli dell'interessato (articolo 18, paragrafo 1, lettere b), c) e d) del RGPD). Se viene contestata l'esattezza dei dati personali, sussiste il diritto alla limitazione del trattamento per la durata della verifica dell'esattezza.

e) Diritto di opposizione a determinati trattamenti di dati, a meno che non sussista un interesse pubblico imperativo al trattamento che prevalga sugli interessi dell'interessato e non vi sia una disposizione di legge che imponga il trattamento (articolo 21 del RGPD). Maggiori informazioni sul diritto di opposizione ai sensi della legge federale sulla registrazione anagrafica sono riportate nelle note sul modulo di registrazione.

Il trattamento dei dati personali a fini pubblicitari o di commercio di indirizzi è consentito solo se l'interessato ha prestato il proprio consenso (articolo 6, paragrafo 1, lettera a) del RGPD). Ai sensi dell'articolo 7, paragrafo 3, del RGPD, il consenso può essere revocato in qualsiasi momento rivolgendosi al soggetto al quale era stato precedentemente prestato.

Ogni interessato ha il diritto di presentare un reclamo all'autorità di controllo (Il Commissario regionale per la protezione dei dati e la libertà di informazione della Renania-Palatinato: Hintere Bleiche 34, 55116 Magonza, telefono: +49 6131 2082449, poststelledatenschutz.rlpde), qualora ritenga che i propri dati personali siano trattati in modo illecito.