وفقًا للمادة 2 الفقرة 1 من قانون تسجيل السكان (BMG)، يتعين على سلطة التسجيل تسجيل البيانات الشخصية للأشخاص المقيمين في نطاق اختصاصها (السكان) من أجل تحديد هويتهم ومساكنهم وإثباتها. تستخدم سلطة التسجيل البيانات الشخصية المخزنة في سجلات التسجيل من أجل تلبية الاحتياجات المشروعة للمعلومات من قبل الهيئات غير العامة والأفراد وكذلك الهيئات العامة، وفقًا للأحكام المتعلقة بمعلومات سجلات التسجيل (المادة 44 وما يليها من قانون التسجيل المدني) ونقل البيانات (المادة 33 وما يليها من قانون التسجيل المدني) قانون تسجيل السكان) لتلبية احتياجات المعلومات المشروعة للجهات غير العامة والأفراد وكذلك للجهات العامة، وكذلك للمساعدة في تنفيذ مهام الجهات العامة الأخرى (الفقرة 3 من المادة 2 من قانون تسجيل السكان). في حالات معينة، يتم نقل البيانات بانتظام (المواد 36 و 43 من قانون تسجيل السكان؛ المادة 1 و 2 من اللائحة الاتحادية لنقل بيانات التسجيل) إلى هيئات عامة أخرى وكذلك إلى الجمعيات الدينية الخاضعة للقانون العام وفقًا للمادة 42 من قانون السجلات المدنية (BMG). ويتم نقل البيانات بشكل منتظم بما يتجاوز ذلك بناءً على أحكام القانون الاتحادي أو قانون الولاية، حيث يتم تحديد الأسباب والأغراض الكامنة وراء نقل البيانات والمستلمين والبيانات المراد نقلها.

أ) يجوز للسلطة المسؤولة عن التسجيل نقل البيانات إلى جهات عامة أخرى داخل البلاد (انظر المادة 2 من قانون حماية البيانات الاتحادي)، وإلى الجمعيات الدينية الخاضعة للقانون العام، وإلى خدمات البحث من سجل التسجيل، أو نقل البيانات داخل الوحدة الإدارية (البلدية)، بقدر ما يكون ذلك ضروريًا لأداء مهامها الخاصة أو المهام التي تقع ضمن اختصاص المتلقي.

ب) يحق للأفراد والهيئات غير العامة الحصول على معلومات مقابل رسوم عن البيانات الشخصية الفردية بناءً على طلبهم، شريطة أن تتمكن سلطة التسجيل من تحديد هوية الشخص المعني بشكل واضح بناءً على المعلومات المقدمة من مقدم الطلب. بالنسبة لعدد كبير من الأشخاص غير المحددين بالاسم، يمكن للأفراد والهيئات غير العامة الحصول على معلومات عن انتمائهم إلى مجموعة معينة (مثل سنة ميلاد معينة) وعن بيانات شخصية معينة، إذا كان هناك مصلحة عامة في ذلك. تعامل الهيئات الأجنبية خارج الاتحاد الأوروبي على أنها هيئات غير عامة.

ج) يمكن للأحزاب والمجموعات الانتخابية وغيرها من الجهات التي تقدم ترشيحات انتخابية الحصول على بيانات التسجيل فيما يتعلق بالانتخابات والاستفتاءات على المستوى الوطني والمحلي.

د) يجوز للمسؤولين المنتخبين والصحافة والإذاعة الحصول على البيانات المرتبطة مباشرة بهذا الغرض الخاص في حالات أعياد الميلاد والزواج.

هـ) يجوز لناشري دفاتر العناوين الحصول على بيانات محددة عن جميع السكان البالغين من سلطة التسجيل لأغراض النشر في دفاتر العناوين المطبوعة.

و) يحق لمالك/مؤجر الشقة الحصول على معلومات عن السكان المسجلين في شقته، شريطة أن يثبت مصلحته القانونية في ذلك. كما يمكنه التأكد من خلال الاستفسار من سلطة التسجيل أن الشخص الذي أكد انتقاله إلى الشقة قد سجل نفسه لدى سلطة التسجيل.

ز) يُسمح بنقل البيانات إلى الهيئات العامة في الدول الأعضاء الأخرى في الاتحاد الأوروبي والمنطقة الاقتصادية الأوروبية (EEA) وكذلك إلى أجهزة ومؤسسات الاتحاد الأوروبي أو الجماعة الأوروبية للطاقة الذرية، يُسمح بنقل البيانات في إطار الأنشطة التي تندرج كليًا أو جزئيًا في نطاق تطبيق قانون الاتحاد الأوروبي، بقدر ما يكون ذلك ضروريًا للوفاء بالمهام العامة التي تقع ضمن اختصاص مصلحة التسجيل أو اختصاص المتلقي. يشترط لنقل البيانات داخل المنطقة الاقتصادية الأوروبية أن تتبنى دول المنطقة الاقتصادية الأوروبية محتوى اللائحة الأساسية لحماية البيانات.

بعد انتقال أو وفاة الساكن، يتعين على سلطة التسجيل حذف جميع البيانات التي لا تخدم غرض تحديد الهوية وإثبات محل الإقامة، والتي لا تكون ضرورية لأغراض الانتخابات وضريبة الدخل أو لإجراء إجراءات قانونية تتعلق بالجنسية. بعد مرور خمس سنوات على رحيل أو وفاة الساكن، يتم الاحتفاظ بالبيانات المخزنة لأداء مهام سلطات التسجيل لمدة 50 عامًا وتأمينها من خلال تدابير تقنية وتنظيمية. خلال هذه الفترة، لا يجوز معالجة البيانات باستثناء اسم العائلة والأسماء الأولى والأسماء السابقة وتاريخ الميلاد ومكان الميلاد، وفي حالة الميلاد في الخارج، الدولة والعناوين الحالية والسابقة وتاريخ الانتقال وتاريخ الوفاة ومكان الوفاة، وفي حالة الوفاة في الخارج، الدولة. لا ينطبق حظر المعالجة على الحالات المحددة في الفقرة 3 من المادة 13 من قانون حماية البيانات (BMG). تنطبق فترات حذف أقصر على بيانات معينة وفقًا للفقرة 2 من المادة 14 من قانون حماية البيانات (BMG).

يتمتع كل شخص معني بمعالجة البيانات بالحقوق التالية بموجب اللائحة الأساسية لحماية البيانات (DS-GVO):

أ) الحق في الحصول على معلومات عن البيانات المخزنة عن شخصه وعن معالجتها (المادة 15 من اللائحة العامة لحماية البيانات).

ب) الحق في تصحيح البيانات، إذا كانت بياناته غير صحيحة أو غير كاملة (المادة 16 من اللائحة العامة لحماية البيانات).

ج) الحق في حذف البيانات المخزنة عن شخصه، إذا كان أحد الشروط المنصوص عليها في المادة 17 من اللائحة العامة لحماية البيانات (DS-GVO) ينطبق. لا يوجد حق في حذف البيانات الشخصية بالإضافة إلى الاستثناءات المذكورة في المادة 17 الفقرة 3 من اللائحة العامة لحماية البيانات (DS-GVO) إذا كان الحذف غير ممكن أو يتطلب جهدًا غير متناسب بسبب الطريقة الخاصة للتخزين. في هذه الحالات، يتم استبدال الحذف بتقييد المعالجة وفقًا للمادة 18 من اللائحة العامة لحماية البيانات (DS-GVO).

د) الحق في تقييد معالجة البيانات، شريطة أن تكون البيانات قد عولجت بشكل غير قانوني، أو أن تكون البيانات مطلوبة لإثبات أو ممارسة أو الدفاع عن الحقوق القانونية للشخص المعني، أو في حالة وجود اعتراض لم يتحدد بعد ما إذا كانت مصالح سلطة التسجيل ترجح على مصالح الشخص المعني (المادة 18 الفقرة 1 البند ب، ج، د من اللائحة العامة لحماية البيانات). إذا تم الطعن في صحة البيانات الشخصية، يحق للعميل تقييد المعالجة طوال فترة التحقق من صحتها.

هـ) الحق في الاعتراض على معالجة بيانات معينة، ما لم تكن هناك مصلحة عامة ملزمة تفوق مصالح الشخص المعني، وما لم تكن هناك لائحة قانونية تلزم بالمعالجة (المادة 21 من اللائحة العامة لحماية البيانات). يمكن الحصول على مزيد من المعلومات حول الحق في الاعتراض بموجب قانون التسجيل الفيدرالي من الملاحظات الواردة في استمارة التسجيل.

لا يُسمح بنقل البيانات الشخصية لأغراض الدعاية أو تجارة العناوين إلا إذا وافق الشخص المعني على ذلك (المادة 6، الفقرة 1، البند أ من اللائحة العامة لحماية البيانات). ويمكن إلغاء الموافقة في أي وقت وفقًا للمادة 7، الفقرة 3 من اللائحة العامة لحماية البيانات أمام الجهة التي تم منح الموافقة لها مسبقًا.

يحق لكل شخص معني تقديم شكوى إلى السلطة الإشرافية (المفوض الإقليمي لحماية البيانات وحرية المعلومات في راينلاند-بفالز: Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz، هاتف: +49 6131 2082449، poststelledatenschutz.rlpde)، إذا كان يعتقد أن بياناته الشخصية تتم معالجتها بشكل غير قانوني.