Nüfus idaresi, BMG’nin 2. maddesinin 1. fıkrası uyarınca, yetki alanı içinde ikamet eden kişiler (nüfus) hakkındaki kişisel verileri, bu kişilerin kimliklerini ve ikamet yerlerini tespit edip kanıtlayabilmek amacıyla kaydetmekle yükümlüdür. Kayıt defterlerinde saklanan kişisel veriler, kayıt defteri bilgileri (BMG'nin 44. maddesi ve devamı) ve veri aktarımları (BMG'nin 33. maddesi ve devamı) ile ilgili hükümler uyarınca, kayıt makamı tarafından BMG) uyarınca hem kamu dışı kurumların ve özel kişilerin hem de kamu kurumlarının haklı bilgi ihtiyaçlarını karşılamak ve diğer kamu kurumlarının görevlerini yerine getirmelerine yardımcı olmak amacıyla kullanılır (§ 2, 3. fıkra BMG). Belirli durumlarda düzenli veri aktarımları gerçekleştirilir (§§ 36, 43 BMG; 1. ve 2. Federal Kayıt Verileri Aktarım Yönetmeliği) diğer kamu kurumlarına ve § 42 BMG uyarınca kamu hukuku kapsamındaki dinî topluluklara düzenli veri aktarımları gerçekleştirilir. Bunun ötesinde, düzenli veri aktarımları da federal veya eyalet hukukundaki hükümler uyarınca gerçekleştirilir; bu hükümlerde veri aktarımının dayandığı nedenler ve amaçlar, alıcılar ve aktarılacak veriler belirtilir.

a) Nüfus dairesi, kendi görevlerini yerine getirmek veya alıcının yetki alanına giren görevlerin yerine getirilmesi için gerekli olduğu ölçüde, yurt içindeki diğer kamu kurumlarına (bkz. Federal Veri Koruma Kanunu’nun 2. maddesi), kamu hukuku kapsamındaki din topluluklarına ve arama hizmetlerine nüfus kayıtlarından veri aktarabilir veya idari birim (belediye) içinde veri paylaşabilir.

b) Özel şahıslar ve kamu dışı kurumlar, başvuru üzerine, ilgili kişinin başvuru sahibinin verdiği bilgilerden kayıt bürosu tarafından kesin olarak tespit edilebilmesi koşuluyla, belirli kişisel veriler hakkında ücretli bilgi alabilirler. Adı belirtilmeyen çok sayıda kişi hakkında, kamu yararı tespit edilebildiği takdirde, özel şahıslara ve kamu dışı kurumlara, bir gruba (örneğin belirli bir doğum yılı) ait olup olmadıkları ve belirli kişisel veriler hakkında talep üzerine bilgi verilebilir. Avrupa Birliği dışındaki yabancı kurumlar, kamu dışı kurumlarla eşdeğer kabul edilir.

c) Siyasi partiler, seçmen grupları ve diğer seçim önerisi sahipleri, eyalet ve belediye düzeyindeki seçimler ve oylamalarla ilgili olarak kayıt verilerini alabilirler.

d) Görevliler, basın ve radyo, yaş ve evlilik yıldönümlerinde bu özel amaçla doğrudan ilgili verileri alabilirler.

e) Adres defteri yayıncıları, basılı adres defterlerinde yayınlamak amacıyla, kayıt makamından yalnızca reşit olan tüm sakinlerin kesin olarak sayılan tek tek verilerini alabilirler.

f) Konut sahibi/kiraya veren, yasal bir menfaati olduğunu kanıtladığı ölçüde, konutunda kayıtlı sakinler hakkında bilgi alma hakkına sahiptir. Ayrıca, kayıt makamına başvurarak, taşınmasını onayladığı kişinin kayıt makamına kayıt yaptırdığından emin olabilir.

g) Avrupa Birliği ve Avrupa Ekonomik Alanı (AEA) ve Avrupa Birliği veya Avrupa Atom Topluluğu organ ve kurumlarına, tamamen veya kısmen Avrupa Birliği hukukunun uygulama alanına giren faaliyetler kapsamında, kayıt bürosunun veya alıcının yetki alanına giren kamu görevlerinin yerine getirilmesi için gerekli olduğu ölçüde veri aktarımı yapılabilir. AEA içinde aktarımın ön koşulu, AEA devletlerinin Genel Veri Koruma Yönetmeliği'nin içeriğini benimsemeleridir.

Bir kişinin taşınması veya vefatı sonrasında, nüfus dairesi, kimlik tespiti ve ikametgahın kanıtlanması dışında, seçim ve gelir vergisi amaçları veya vatandaşlık hukuku ile ilgili işlemlerin yürütülmesi için gerekli olmayan tüm verileri derhal silmelidir. Sakinlerin taşınması veya vefatından itibaren beş yılın geçmesinden sonra, nüfus kayıt dairelerinin görevlerini yerine getirmek için saklanan veriler 50 yıl süreyle muhafaza edilir ve teknik ve organizasyonel önlemlerle korunur. Bu süre boyunca, soyadı ve adlar ile önceki adlar, doğum tarihi, doğum yeri ve yurtdışında doğmuş olması halinde ülke, mevcut ve önceki adresler, taşınma tarihi ile ölüm tarihi, ölüm yeri ve yurtdışında vefat etmesi halinde ülke hariç olmak üzere veriler artık işlenemez. BMG'nin 13. maddesinin 2. fıkrasının 3. cümlesinde belirtilen durumlar için işleme yasağı geçerli değildir. BMG'nin 14. maddesinin 2. fıkrası uyarınca belirli veriler için daha kısa silme süreleri geçerlidir.

Veri işleme faaliyetlerinden etkilenen her kişi, Genel Veri Koruma Yönetmeliği (GDPR) uyarınca özellikle aşağıdaki haklara sahiptir:

a) Kişisel verilerin saklanması ve işlenmesi hakkında bilgi alma hakkı (GDPR Madde 15).

b) Verilerinin yanlış veya eksik olması durumunda, verilerin düzeltilmesini talep etme hakkı (GDPR Madde 16).

c) GDPR'nin 17. maddesinde belirtilen koşullardan biri geçerliyse, kendisiyle ilgili olarak saklanan verilerin silinmesini talep etme hakkı. Kişisel verilerin silinmesi hakkı, GDPR'nin 17. maddesinin 3. fıkrasında belirtilen istisnalara ek olarak, verilerin özel saklama şekli nedeniyle silinmesinin mümkün olmadığı veya ancak orantısız bir çaba gerektirdiği durumlarda geçerli değildir. Bu durumlarda, silme yerine GDPR'nin 18. maddesi uyarınca işleme kısıtlaması uygulanır.

d) Verilerin hukuka aykırı olarak işlendiği durumlarda, verilerin ilgili kişinin yasal haklarını ileri sürmesi, kullanması veya savunması için gerekli olduğu durumlarda veya itiraz durumunda kayıt makamının çıkarlarının ilgili kişinin çıkarlarına üstün gelip gelmediği henüz kesinleşmemişse, veri işlemeyi kısıtlama hakkı (GDPR Madde 18, Paragraf 1, b, c ve d bentleri). Kişisel verilerin doğruluğu tartışmalı ise, doğruluk kontrolü süresince işlemeyi kısıtlama hakkı vardır.

e) İşleme ilişkin, ilgili kişinin menfaatlerinden daha ağır basan zorunlu bir kamu menfaati bulunmadığı ve işlemeyi zorunlu kılan herhangi bir yasal düzenleme olmadığı sürece, belirli veri işlemelerine karşı itiraz hakkı (GDPR Madde 21). Federal Kayıt Kanunu uyarınca itiraz hakkı hakkında daha ayrıntılı bilgi, kayıt formundaki açıklamalardan edinilebilir.

Kişisel verilerin reklam veya adres ticareti amacıyla aktarılması, ancak ilgili kişinin rızası olması halinde caizdir (GDPR Madde 6, Paragraf 1, (a) bendi). GDPR Madde 7, Paragraf 3 uyarınca, rıza, daha önce rızanın verildiği kuruma karşı her zaman geri alınabilir.

Her ilgili kişi, denetim makamına (Rheinland-Pfalz Eyaleti Veri Koruma ve Bilgi Özgürlüğü Sorumlusu: Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz, Telefon: +49 6131 2082449, poststelledatenschutz.rlpde) şikayette bulunma hakkına sahiptir.