Zgodnie z § 2 ust. 1 BMG urząd meldunkowy ma obowiązek rejestrować dane osobowe osób zamieszkałych na terenie podlegającym jego kompetencji (mieszkańców) w celu ustalenia i potwierdzenia ich tożsamości oraz miejsca zamieszkania. Dane osobowe przechowywane w rejestrach meldunkowych są wykorzystywane przez urząd meldunkowy w celu uwzględnienia uzasadnionych potrzeb informacyjnych zarówno podmiotów niepublicznych i osób prywatnych, jak i podmiotów publicznych, zgodnie z przepisami dotyczącymi informacji z rejestrów meldunkowych (§§ 44 i nast. BMG) oraz przekazywania danych (§§ 33 i nast. BMG) w celu zaspokojenia uzasadnionych potrzeb informacyjnych zarówno podmiotów niepublicznych i osób prywatnych, jak i podmiotów publicznych, a także w celu współpracy przy wykonywaniu zadań innych podmiotów publicznych (§ 2 ust. 3 BMG). W określonych przypadkach odbywa się regularne przekazywanie danych (§§ 36, 43 BMG; 1. i 2. federalnego rozporządzenia w sprawie przekazywania danych meldunkowych) do innych organów publicznych, a także zgodnie z § 42 BMG do wspólnot religijnych prawa publicznego. Ponadto regularne przekazywanie danych odbywa się na podstawie przepisów prawa federalnego lub krajowego, w których określono odpowiednie przyczyny i cele przekazywania danych, odbiorców oraz dane, które mają być przekazywane.

a) Urząd meldunkowy może przekazywać dane z rejestru meldunkowego innym organom publicznym w kraju (patrz § 2 federalnej ustawy o ochronie danych), publicznym organizacjom wyznaniowym oraz służbom poszukiwawczym lub przekazywać dane w ramach jednostki administracyjnej (gminy), o ile jest to konieczne do wykonania zadań leżących w zakresie kompetencji odbiorcy lub w zakresie kompetencji samego urzędu.

b) Osoby prywatne i podmioty niepubliczne otrzymują na wniosek informacje o poszczególnych danych osobowych za opłatą, pod warunkiem że organ ewidencyjny może jednoznacznie zidentyfikować osobę, której dane dotyczą, na podstawie informacji podanych przez wnioskodawcę. W przypadku wielu osób nieokreślonych imiennie osoby prywatne i podmioty niepubliczne mogą na wniosek uzyskać informacje o przynależności do grupy (np. określonej grupy wiekowej) oraz o określonych danych osobowych, jeżeli można stwierdzić istnienie interesu publicznego. Podmioty zagraniczne spoza Unii Europejskiej są traktowane na równi z podmiotami niepublicznymi.

c) Partie, grupy wyborców i inne podmioty zgłaszające kandydatów mogą uzyskać dane meldunkowe w związku z wyborami i głosowaniami na szczeblu państwowym i gminnym.

d) Mandatariusze, prasa i radio mogą otrzymywać dane bezpośrednio związane z tym szczególnym celem w przypadku rocznic urodzin i ślubów.

e) Wydawcy książek adresowych mogą otrzymać od urzędu meldunkowego wyłącznie poszczególne, wyczerpująco wymienione dane wszystkich pełnoletnich mieszkańców w celu opublikowania ich w drukowanych książkach adresowych.

f) Właściciel/wynajmujący mieszkanie ma prawo do uzyskania informacji o mieszkańcach zameldowanych w jego mieszkaniu, o ile wykaże uzasadniony interes prawny. Ponadto może on upewnić się, zwracając się z zapytaniem do urzędu meldunkowego, że osoba, której wprowadzenie się potwierdził, zameldowała się w urzędzie meldunkowym.

g) Do organów publicznych w innych państwach członkowskich Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) oraz do organów i instytucji Unii Europejskiej lub Europejskiej Wspólnoty Atomowej w ramach działań, które w całości lub w części wchodzą w zakres stosowania prawa Unii Europejskiej, jest dozwolone, o ile jest to konieczne do wykonania zadań publicznych leżących w kompetencji urzędu meldunkowego lub odbiorcy. Warunkiem przekazywania danych w ramach EOG jest przyjęcie przez państwa EOG treści ogólnego rozporządzenia o ochronie danych.

Po wyprowadzce lub śmierci mieszkańca urząd meldunkowy ma obowiązek niezwłocznie usunąć wszystkie dane, które nie służą do ustalenia tożsamości i potwierdzenia miejsca zamieszkania oraz nie są niezbędne do celów wyborczych, podatkowych lub przeprowadzenia postępowania w sprawie obywatelstwa. Po upływie pięciu lat od wyprowadzki lub śmierci mieszkańca dane przechowywane w celu wypełnienia zadań organów ewidencyjnych są przechowywane przez okres 50 lat i zabezpieczane za pomocą środków technicznych i organizacyjnych. W tym okresie dane nie mogą być przetwarzane, z wyjątkiem nazwiska i imion oraz poprzednich nazwisk, daty urodzenia, miejsca urodzenia, a w przypadku urodzenia za granicą również państwa, aktualnego i poprzednich adresów, daty wyprowadzki oraz daty śmierci, miejsca śmierci, a w przypadku śmierci za granicą również państwa. Zakaz przetwarzania nie ma zastosowania w przypadkach określonych w § 13 ust. 2 zdanie 3 BMG. W przypadku niektórych danych obowiązują krótsze terminy usuwania zgodnie z § 14 ust. 2 BMG.

Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO) w szczególności następujące prawa:

a) prawo do uzyskania informacji o przechowywanych danych dotyczących jej osoby oraz o ich przetwarzaniu (art. 15 RODO).

b) prawo do sprostowania danych, jeżeli są one nieprawidłowe lub niekompletne (art. 16 RODO).

c) Prawo do usunięcia danych dotyczących jej osoby, o ile spełniony jest jeden z warunków określonych w art. 17 RODO. Prawo do usunięcia danych osobowych nie przysługuje, z wyjątkiem przypadków wymienionych w art. 17 ust. 3 RODO, jeżeli usunięcie danych nie jest możliwe lub wymaga nieproporcjonalnie dużego nakładu pracy ze względu na szczególny charakter przechowywania danych. W takich przypadkach zamiast usunięcia danych stosuje się ograniczenie przetwarzania zgodnie z art. 18 RODO.

d) Prawo do ograniczenia przetwarzania danych, o ile dane były przetwarzane niezgodnie z prawem, dane są niezbędne do dochodzenia, wykonywania lub obrony roszczeń prawnych osoby, której dane dotyczą, lub w przypadku sprzeciwu nie jest jeszcze ustalone, czy interesy organu rejestracyjnego przeważają nad interesami osoby, której dane dotyczą (art. 18 ust. 1 lit. b, c i d RODO). W przypadku zakwestionowania prawidłowości danych osobowych przysługuje prawo do ograniczenia przetwarzania na czas sprawdzania prawidłowości.

e) Prawo do sprzeciwu wobec określonych rodzajów przetwarzania danych, o ile przetwarzanie nie leży w nadrzędnym interesie publicznym, który przeważa nad interesami osoby, której dane dotyczą, i nie istnieje przepis prawny zobowiązujący do przetwarzania (art. 21 RODO). Więcej informacji na temat prawa do sprzeciwu zgodnie z federalną ustawą o rejestracji można znaleźć w informacjach zawartych w formularzu zgłoszeniowym.

Przekazywanie danych osobowych w celach reklamowych lub handlu adresami jest dopuszczalne wyłącznie za zgodą osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Zgodnie z art. 7 ust. 3 RODO zgodę można w każdej chwili wycofać wobec podmiotu, któremu została ona wcześniej udzielona.

Każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (krajowy pełnomocnik ds. ochrony danych i wolności informacji w Nadrenii-Palatynacie: Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz, telefon: +49 6131 2082449, poststelledatenschutz.rlpde), jeśli uważa, że jej dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem.