Відповідно до § 2 абзацу 1 BMG, орган реєстрації повинен реєструвати особисті дані про осіб (мешканців), які проживають у його зоні компетенції, щоб мати можливість встановити та підтвердити їхню особу та місце проживання. Особисті дані, що зберігаються в реєстрах, використовуються органом реєстрації для надання інформації з реєстрів відповідно до положень про інформацію з реєстрів (§§ 44 і наступні BMG) та передачу даних (§§ 33 і наступні BMG) для задоволення обґрунтованих інформаційних потреб як недержавних органів і приватних осіб, так і державних органів, а також для сприяння виконанню завдань інших державних органів (§ 2 абзац 3 BMG). У певних випадках здійснюється регулярна передача даних (§§ 36, 43 BMG; 1. та 2. Федеральний регламент про передачу даних) до інших державних органів, а також відповідно до § 42 BMG до релігійних громад, що підпадають під дію публічного права. Подальша, в тому числі регулярна передача даних здійснюється на підставі положень федерального або земельного законодавства, в яких зазначаються відповідні причини та цілі передачі даних, одержувачі та дані, що підлягають передачі.

a) Орган реєстрації може передавати дані з реєстру інших державних органів на території країни (див. § 2 Федерального закону про захист даних), релігійних громад публічного права та пошукових служб або передавати дані в межах адміністративної одиниці (громади), якщо це необхідно для виконання власних завдань або завдань, що належать до компетенції одержувача.

б) Приватні особи та недержавні органи за запитом отримують платні відомості про окремі персональні дані за умови, що відповідна особа може бути однозначно ідентифікована органом реєстрації на підставі відомостей, наданих заявником. Щодо великої кількості осіб, які не вказані поіменно, приватні особи та недержавні органи можуть на запит отримати інформацію про належність до певної групи (наприклад, певний рік народження) та про певні персональні дані, якщо можна встановити суспільний інтерес. Іноземні органи за межами Європейського Союзу прирівнюються до недержавних органів.

c) Партії, групи виборців та інші суб'єкти, що висувають кандидатів, можуть отримувати реєстраційні дані у зв'язку з виборами та голосуваннями на державному та муніципальному рівнях.

d) Особи, які обіймають виборні посади, преса та радіомовлення можуть отримувати дані, що безпосередньо пов'язані з цією конкретною метою, у разі ювілеїв віку та шлюбу.

e) Видавці адресних довідників можуть отримувати від органу реєстрації лише окремі, остаточно перелічені дані про всіх повнолітніх мешканців для публікації в друкованих адресних довідниках.

f) Власник/орендодавець житла має право на отримання інформації про мешканців, зареєстрованих у його житлі, за умови, що він доведе свою законну зацікавленість. Крім того, він може переконатися, звернувшись до органу реєстрації, що особа, про заселення якої він підтвердив, зареєструвалася в органі реєстрації.

g) Державним органам в інших державах-членах Європейського Союзу та Європейського економічного простору (ЄЕЗ), а також органам та установам Європейського Союзу або Європейського атомного співтовариства дозволяється передавати дані в рамках діяльності, яка повністю або частково підпадає під сферу застосування права Європейського Союзу, якщо це необхідно для виконання публічних завдань, що належать до компетенції органу реєстрації або компетенції одержувача. Умовою для передачі даних в межах ЄЕЗ є прийняття державами ЄЕЗ положень Загального регламенту про захист даних.

Після виїзду або смерті мешканця орган реєстрації повинен негайно видалити всі дані, які не служать для встановлення особи та підтвердження місця проживання, а також не потрібні для цілей виборів, оподаткування заробітної плати або проведення процедур, пов'язаних із громадянством. Після закінчення п'яти років з моменту виїзду або смерті мешканця дані, що зберігаються для виконання завдань органів реєстрації, зберігаються протягом 50 років і захищаються технічними та організаційними заходами. Протягом цього часу дані, за винятком прізвища та імені, а також попередніх імен, дати народження, місця народження, а в разі народження за кордоном також країни, поточної та попередніх адрес, дати виїзду, а також дати смерті, місця смерті, а в разі смерті за кордоном також країни, не можуть більше оброблятися. Заборона на обробку не поширюється на випадки, визначені в § 13 абз. 2 речення 3 BMG. Для певних даних згідно з § 14 абз. 2 BMG застосовуються коротші терміни видалення.

Кожна особа, яка підпадає під обробку даних, має, зокрема, такі права відповідно до Загального регламенту про захист даних (GDPR):

a) право на отримання інформації про збережені дані про свою особу та їх обробку (стаття 15 DS-GVO).

b) право на виправлення даних, якщо її дані є невірними або неповними (стаття 16 DS-GVO).

c) Право на видалення даних, що зберігаються про її особу, якщо застосовується одна з умов статті 17 DS-GVO. Право на видалення персональних даних не існує на додаток до винятків, зазначених у статті 17, параграф 3 DS-GVO, якщо видалення неможливе або можливе лише з непропорційно великими витратами через особливий характер зберігання. У таких випадках замість видалення застосовується обмеження обробки відповідно до статті 18 DS-GVO.

d) Право на обмеження обробки даних, якщо дані були оброблені незаконно, дані необхідні для заявлення, здійснення або захисту правових вимог зацікавленої особи або у разі заперечення ще не встановлено, чи переважають інтереси органу реєстрації над інтересами зацікавленої особи (стаття 18, пункт 1, літери b, c та d GDPR). Якщо правильність персональних даних оскаржується, існує право на обмеження обробки на час перевірки правильності.

e) Право на заперечення проти певних видів обробки даних, якщо обробка не є необхідною в інтересах суспільства, що переважають інтереси зацікавленої особи, і якщо жоден правовий акт не зобов'язує до обробки (стаття 21 GDPR). Більш детальну інформацію про право на заперечення відповідно до Федерального закону про реєстрацію можна знайти в примітках до реєстраційної форми.

Передача персональних даних з метою реклами або торгівлі адресами допускається лише за згодою особи, якої стосуються ці дані (стаття 6, пункт 1, літ. а) GDPR). Згідно зі статтею 7, пункт 3 GDPR, згоду можна в будь-який час відкликати, звернувшись до органу, якому вона була надана.

Кожна зацікавлена особа має право подати скаргу до наглядового органу (державний уповноважений з питань захисту даних та свободи інформації землі Рейнланд-Пфальц: Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz, телефон: +49 6131 2082449, poststelledatenschutz.rlpde), якщо вона вважає, що її персональні дані обробляються незаконно.