Conformément à l'article 2, paragraphe 1, de la loi fédérale sur le registre civil (BMG), l'autorité d'enregistrement doit enregistrer les données à caractère personnel des personnes résidant dans son ressort (habitants) afin de pouvoir déterminer et prouver leur identité et leur domicile. Les données à caractère personnel enregistrées dans les registres d'état civil sont utilisées par l'autorité chargée de l'enregistrement afin de répondre aux besoins légitimes d'information des organismes non publics et des particuliers ainsi que des organismes publics, conformément aux dispositions relatives aux informations issues des registres d'état civil (articles 44 et suivants de la loi sur la résidence) et aux transferts de données (articles 33 et suivants de la loi sur la résidence), et de contribuer à l'exécution des tâches d'autres organismes publics (article 2, paragraphe 3 de la loi sur la résidence). BMG) afin de répondre aux besoins d'information légitimes des organismes non publics, des particuliers et des organismes publics, ainsi que pour participer à l'exécution des tâches d'autres organismes publics (article 2, paragraphe 3, de la BMG). Dans certaines circonstances, des transmissions régulières de données ont lieu (articles 36 et 43 de la BMG ; 1er et 2e décrets fédéraux sur la transmission des données d'état civil) à d'autres organismes publics ainsi qu'aux communautés religieuses de droit public conformément à l'article 42 de la loi fédérale sur la protection des données (BMG). Les transmissions de données supplémentaires, y compris régulières, sont effectuées sur la base des dispositions du droit fédéral ou régional, qui précisent les occasions et les finalités sous-jacentes de la transmission des données, les destinataires et les données à transmettre.

a) L'autorité chargée de l'enregistrement peut transmettre des données issues du registre d'état civil à d'autres organismes publics nationaux (voir § 2 de la loi fédérale sur la protection des données), à des communautés religieuses de droit public et aux services de recherche, ou les transmettre au sein de l'unité administrative (commune), dans la mesure où cela est nécessaire à l'accomplissement de ses propres tâches ou de celles relevant de la compétence du destinataire.

b) Les particuliers et les organismes non publics peuvent, sur demande, obtenir des informations payantes sur des données à caractère personnel individuelles, à condition que la personne concernée puisse être clairement identifiée par l'autorité d'enregistrement sur la base des informations fournies par le demandeur. Sur demande, les particuliers et les organismes non publics peuvent obtenir des informations sur l'appartenance à un groupe (par exemple, une année de naissance donnée) et sur certaines données à caractère personnel concernant un grand nombre de personnes non identifiées nommément, si un intérêt public peut être établi. Les organismes étrangers situés en dehors de l'Union européenne sont assimilés à des organismes non publics.

c) Les partis, les groupes d'électeurs et les autres organismes présentant des candidatures peuvent obtenir des données d'état civil dans le cadre d'élections et de référendums au niveau national et communal.

d) Les élus, la presse et la radio peuvent obtenir les données directement liées à cet usage particulier dans le cadre d'anniversaires ou de mariages.

e) Les éditeurs d'annuaires peuvent obtenir de l'autorité d'enregistrement uniquement certaines données énumérées de manière exhaustive concernant tous les habitants majeurs, à des fins de publication dans des annuaires imprimés.

f) Le propriétaire/bailleur d'un logement a le droit d'obtenir des informations sur les personnes enregistrées dans son logement, dans la mesure où il justifie d'un intérêt légitime. Il peut en outre s'assurer, en se renseignant auprès du service d'enregistrement, que la personne dont il a confirmé l'emménagement s'est bien enregistrée auprès du service d'enregistrement.

g) Le transfert de données à des organismes publics d'autres États membres de l'Union européenne et de l'Espace économique européen (EEE) ainsi qu'aux institutions et organes de l'Union européenne ou de la Communauté européenne de l'énergie atomique, dans le cadre d'activités relevant en tout ou en partie du champ d'application du droit de l'Union européenne, dans la mesure où cela est nécessaire à l'accomplissement des missions publiques relevant de la compétence du service d'enregistrement ou du destinataire. La condition préalable au transfert au sein de l'EEE est que les États membres de l'EEE adoptent le contenu du règlement général sur la protection des données.

Après le déménagement ou le décès du résident, l'autorité d'enregistrement doit immédiatement supprimer toutes les données qui ne servent pas à établir l'identité et à prouver le domicile et qui ne sont pas nécessaires à des fins électorales, fiscales ou pour l'exécution de procédures relevant du droit de la nationalité. Cinq ans après le déménagement ou le décès du résident, les données enregistrées pour l'accomplissement des tâches des autorités d'enregistrement sont conservées pendant 50 ans et sécurisées par des mesures techniques et organisationnelles. Pendant cette période, les données ne peuvent plus être traitées, à l'exception du nom de famille et des prénoms ainsi que des noms antérieurs, de la date et du lieu de naissance et, en cas de naissance à l'étranger, également du pays, des adresses actuelles et antérieures, de la date de déménagement ainsi que de la date et du lieu du décès et, en cas de décès à l'étranger, également du pays. L'interdiction de traitement ne s'applique pas aux cas prévus à l'article 13, paragraphe 2, phrase 3, de la BMG. Conformément à l'article 14, paragraphe 2, de la BMG, des délais de suppression plus courts s'appliquent à certaines données.

Conformément au règlement général sur la protection des données (RGPD), toute personne concernée par un traitement de données dispose notamment des droits suivants :

a) Droit d'accès aux données enregistrées la concernant et à leur traitement (article 15 du RGPD).

b) Droit de rectification des données si celles-ci sont inexactes ou incomplètes (article 16 du RGPD).

c) Droit à l'effacement des données enregistrées la concernant, si l'une des conditions de l'article 17 du RGPD est remplie. Le droit à l'effacement des données à caractère personnel n'existe pas, en complément des exceptions mentionnées à l'article 17, paragraphe 3, du RGPD, si l'effacement n'est pas possible ou ne peut être réalisé qu'au prix d'efforts disproportionnés en raison du type particulier de stockage. Dans ces cas, l'effacement est remplacé par la limitation du traitement conformément à l'article 18 du RGPD.

d) Droit à la limitation du traitement des données, si les données ont été traitées de manière illicite, si les données sont nécessaires à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice de la personne concernée ou si, en cas d'opposition, il n'est pas encore établi si les intérêts de l'autorité d'enregistrement l'emportent sur ceux de la personne concernée (article 18, paragraphe 1, points b), c) et d) du RGPD). Si l'exactitude des données à caractère personnel est contestée, il existe un droit à la limitation du traitement pendant la durée de la vérification de l'exactitude.

e) Droit d'opposition à certains traitements de données, à condition qu'il n'existe aucun intérêt public impérieux justifiant le traitement qui l'emporte sur les intérêts de la personne concernée et qu'aucune disposition légale n'impose le traitement (article 21 du RGPD). Vous trouverez de plus amples informations sur le droit d'opposition en vertu de la loi fédérale sur l'enregistrement dans les remarques figurant sur le formulaire d'enregistrement.

La transmission de données à caractère personnel à des fins publicitaires ou commerciales n'est autorisée que si la personne concernée a donné son consentement (article 6, paragraphe 1, point a) du RGPD). Conformément à l'article 7, paragraphe 3 du RGPD, le consentement peut être révoqué à tout moment auprès de l'organisme auquel il a été donné.

Toute personne concernée a le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de contrôle (le délégué régional à la protection des données et à la liberté d'information de Rhénanie-Palatinat : Hintere Bleiche 34, 55116 Mayence, téléphone : +49 6131 2082449, poststelledatenschutz.rlpde) si elle estime que ses données à caractère personnel sont traitées de manière illicite.