Le prêt de manuels scolaires est géré par l'autorité scolaire pour le compte du Land de Rhénanie-Palatinat. L'entrepôt de manuels scolaires constitue à cet égard la plaque tournante logistique pour la reprise des manuels à la fin de l'année scolaire, la réception des nouvelles livraisons ainsi que la préparation et la distribution des lots de manuels aux écoles de Mayence.

Depuis l'année scolaire 2024/25, l'inspection académique organise ces tâches sous sa propre responsabilité. Au cours de cette deuxième année d’autogestion, les procédures ont pu être encore améliorées et les processus optimisés. Au cours de l’année scolaire écoulée, il a été possible de fournir aux élèves bénéficiant du prêt de manuels scolaires la quasi-totalité du matériel pédagogique nécessaire jusqu’aux vacances d’automne.

« Le prêt de manuels scolaires est bien plus qu’une simple tâche logistique. Il garantit que tous les élèves, quelle que soit leur situation financière, soient équipés du matériel pédagogique nécessaire et puissent bien démarrer la nouvelle année scolaire. Le fait que notre administration scolaire organise désormais avec succès cette tâche exigeante de manière autonome et améliore continuellement les procédures constitue une performance remarquable. Je tiens à remercier chaleureusement tous les collaborateurs ainsi que les nombreux intérimaires qui, par leur grand engagement, contribuent à cette réussite », explique Ata Delbasteh, responsable des affaires scolaires.

Pendant les mois très chargés de juin à septembre, 21 agents temporaires au total viennent en renfort à l’équipe de l’entrepôt de manuels scolaires. Ils se chargent notamment de la reprise des manuels, du traitement des nouvelles livraisons ainsi que de la mise en colis et de la préparation de la distribution aux écoles. La préparation des colis de manuels scolaires commence dès la quatrième semaine des vacances, afin de laisser suffisamment de temps aux librairies mandatées pour livrer les ouvrages commandés. La distribution aux écoles a lieu au cours des deux dernières semaines des vacances.

Malgré une planification minutieuse, il n’est pas toujours possible de garantir que tous les élèves soient entièrement approvisionnés dès le premier jour d’école. Cela s’explique notamment par des retards de livraison chez certaines maisons d’édition, ainsi que par des changements d’établissement de dernière minute ou des inscriptions tardives au service de prêt de manuels scolaires. Grâce à des bilans réguliers des besoins et à des commandes supplémentaires, l’inspection académique réagit avec souplesse aux nouveaux besoins qui se font jour.

La livraison des lots de manuels scolaires aux établissements d’enseignement secondaire est assurée par une entreprise de transport mandatée. Les écoles primaires sont approvisionnées par le personnel de l’administration scolaire.

À l’avenir également, l’administration scolaire continuera à perfectionner en permanence les processus de prêt de manuels scolaires. Par ailleurs, elle examine quelles alternatives appropriées au site de stockage actuel pourraient être envisagées en cas de besoins futurs.