İş ilişkilerinde veri işleme konusunda, Avrupa yasama organı GDPR’nin 88. maddesinin 1. fıkrasındaki açık hüküm sayesinde, bağımsız ulusal düzenlemelerin önünü açmıştır. Eyaletimiz için bu imkân, Eyalet Veri Koruma Kanunu’nun (LDSG) 20. maddesinde kullanılmıştı.

Çalışanların veri koruması kapsamında aşağıdaki kişiler yer almaktadır:

• Çalışanlar, kiralayan kuruluşla ilişkisi bulunan geçici işçiler dahil
• Memurlar
• Stajyerler
• Çalışma hayatına katılım, mesleki uygunluk değerlendirmesi veya iş denemesi programlarına katılanlar (rehabilitasyon hastaları)
• Engelliler için onaylanmış atölyelerde çalışanlar
• Gençlik Gönüllü Hizmeti Kanunu veya Federal Gönüllü Hizmeti Kanunu uyarınca hizmet veren gönüllüler
• Ekonomik bağımlılıkları nedeniyle işçi benzeri kişiler olarak kabul edilen kişiler; bunlara evden çalışanlar ve bunlara eşdeğer kişiler de dahildir Sivil hizmet görevlileri
• İş ilişkisi için başvuran adaylar
• İş ilişkisi sona ermiş kişiler

İş ilişkisini / hizmet ilişkisini yürütmek için aşağıdaki veriler tarafımızca gereklidir.

• Soyadı, adı
• Ev adresi
• Doğum tarihi
• Medeni durum, çocuk sayısı
• Ağır engellilik belgesi
• Banka hesap bilgileri
• Vergi kimlik numarası, vergi sınıfı
• Sosyal güvenlik numarası
• Sağlık sigortası
• Emeklilik sigortası, emeklilik fonu (RV muafiyetine ilişkin karar dahil) ZVK sigorta numarası
• Din
• Vatandaşlık
• Yatırım sözleşmesi Ekonomi
• Ücret dönüşümü sözleşmesi
• İşsizlik belgesi
• Görev ve faaliyet
• Ücret grubu ve kademesi
• Varsa telekomünikasyon verileri (örn. çağrı hizmetine katılım)
• Gönüllü görevler (bundan izin hakkı doğması durumunda)
• Meslek diploması
• Eğitim kurslarına katılım sertifikaları
• İzin belgeleri, devamsızlık kayıtları
• Uyarılar, ihtarlar
• İsmin kullanımına ilişkin onay (iş e-postası, iş adresi vb.)
• Fotoğrafın kullanımına ilişkin onay (web sitesi, metin yayınları vb.)

LDSG'nin 23. maddesinin 3. fıkrası uyarınca, istihdam ilişkisi kapsamında özel kategorilerdeki kişisel verilerin işlenmesi (GDPR Madde 9, Paragraf 1), iş ilişkisi amaçları doğrultusunda, iş hukuku, sosyal güvenlik ve sosyal koruma hukukundan kaynaklanan hakların kullanılması veya yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi için gerekli olduğu ve ilgili kişinin işlemeyi reddetme konusundaki korunmaya değer menfaatinin ağır bastığına dair bir neden bulunmadığı durumlarda (örn. ağır engellilik bilgileri).

Yukarıda belirtilen veriler, tüm çalışanların (kendi dosyalarına) erişebileceği personel dosyasının içeriğini oluşturur.

Verilerin işlenmesi, Mainz Eyalet Başkenti'nin kendi veri merkezinde gerçekleştirilir.

Başvurunuzla birlikte aşağıdaki kişisel veriler tarafımızca kaydedilmektedir:

• Soyadı, adı
• Unvan, hitap
• Doğum tarihi
• Ev adresi
• Ev telefonu numarası/e-posta adresi
• Varsa, ağır engellilik ve engellilik derecesi
• Şirkete olan ilgi
• Nitelikler, diploma
• İş yeri ile ilgili kişisel beklentiler (işe başlama tarihi, tercih edilen görev alanı, tercih edilen çalışma saatleri)
• diğer kişisel notlar

Başvuru belgelerinizden başvuru mektubunu, özgeçmişi, referansları, sertifikaları ve varsa ağır engellilik belgesini kayda alıyoruz.

Verileriniz, yalnızca Mainz eyalet başkentinde ilan edilen pozisyonun doldurulması amacıyla kullanılır ve sadece bu konuda yetkili çalışanlar tarafından, somut başvuru sürecinden sorumlu idari birimlere iletilir.

Bundan farklı olarak, başvuru belgelerinin ilan edilen pozisyonun doldurulması dışındaki amaçlarla kullanılması, yalnızca bize bu konuda açıkça onay verdiğiniz takdirde mümkündür. Bundan yararlanmak isterseniz, GDPR Madde 6, Paragraf 1 a) ve Madde 7 uyarınca hazırlanmış ve istediğiniz zaman geri çekebileceğiniz yazılı bir onay beyanına ihtiyacımız vardır.

Başvuru sürecinin tamamlanmasından altı ay sonra, yasal hükümler silinmeye engel teşkil etmediği veya delil sunma amacıyla daha uzun süreli saklama gerekli olmadığı sürece, kişisel verileriniz ilke olarak silinir.

Bundan farklı olarak, daha uzun süreli saklama ancak bunun için açıkça onay vermiş olmanız durumunda mümkündür. Bu haktan yararlanmak isterseniz, GDPR Madde 6, Paragraf 1, Bent a) ve Madde 7 uyarınca hazırlanmış ve istediğiniz zaman geri çekebileceğiniz yazılı bir onay beyanına ihtiyacımız vardır.

Başvuru sürecinde, sorgulama hakkının kapsamına girmeyen bilgileri, adayların kendilerini tanıtmak için kullandıkları genel erişime açık kaynaklardan (ör. XING veya LinkedIn gibi profesyonel ağlar) da temin edebiliriz.

Dışa yönelik tanıtım amacıyla, iş ilişkisinin yürütülmesi için gerekli olması halinde (§ 20, Madde 1 LDSG), eyalet başkentinin çalışanlarının fotoğrafları da yayınlanabilir. Aksi takdirde, bunun yasal dayanağı GDPR Madde 6, Paragraf 1(a)’dır. Çalışanların fotoğraflarının rıza temelinde kullanılması durumunda, rızanın sadece açıkça yazılı olarak verilmesi gerektiği değil, aynı zamanda iş ilişkisinde var olan bağımlılık nedeniyle rızanın verilme koşullarının da gönüllülük açısından dikkate alınması gerektiği unutulmamalıdır. GDPR Madde 7 uyarınca rızanızı istediğiniz zaman geri çekebilirsiniz. 16 yaşından büyük gençler rızayı kendileri verebilirler.

Fotoğraflarınızın işlenmesine ve yayınlanmasına itiraz etmeniz ve özellikle dikkate alınması gereken nedenlerle, fotoğraftaki kişi olarak hak ve özgürlüklerinizin ihlal edilmesi durumunda, uygun önlemler alarak işlemeyi durduracağız. Halihazırda basılmış olan basılı yayınlarda fotoğrafın tanınmaz hale getirilmesi mümkün değildir. Mainz Eyalet Başkenti'nin web sitesinde veya intranetinde silme işlemi, teknik ve organizasyonel imkanlar dahilinde gerçekleştirilir.

Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmanız durumunda, bunun için yasal şartların yerine getirilip getirilmediğini kontrol ederiz ve size bu konuda bir bildirimde bulunuruz.

Veriler, çalışanın iş ilişkisi veya hizmet ilişkisinden kaynaklanan haklarını talep edebileceği sürece (örneğin olası bir hukuki ihtilaf durumunda) tarafımızda saklanır. Ayrıca, veriler olası vergi denetimleri ve sosyal güvenlik kurumlarına sunulması gereken belgeler (örneğin maaş bordroları) için de gereklidir.

Başvuru belgeleri, red mektubunun gönderilmesinden altı ay sonra imha edilir veya silinir; ancak bunun aksine yasal nedenler varsa, aday daha uzun süreli saklanmasına izin vermişse veya aday işe alınmışsa bu durum istisnadır. Sonuncu durumda, gerekli aday verileri personel işleri kapsamında kullanılmaya devam eder.

Verilerin silinmesi kayıt altına alınır.

Yukarıda belirtilen verilerden, yalnızca yasal düzenlemelere uygun olarak gerekli olan veriler üçüncü taraflara (örneğin, bordro birimi, sağlık sigortası kurumu, vergi dairesi, ek emeklilik fonu, İş ve İşçi Bulma Kurumu, Eyalet İstatistik Dairesi) aktarılır.

Rakip şirketlerin açtığı davalarda aday verilerinin ifşa edilebileceğini belirtmek isteriz.

Veri işleme faaliyetlerimiz Almanya ve AB içinde gerçekleştirilmektedir; verilerin üçüncü bir ülkeye veya uluslararası bir kuruluşa aktarılması söz konusu değildir.

Kişisel verilerinizin toplanması, işlenmesi veya kullanılmasıyla ilgili sorularınız varsa ya da verilerin düzeltilmesi veya silinmesi konusunda bilgiye ihtiyacınız varsa, lütfen veri koruma görevlimizle iletişime geçin.

Verdiğiniz onayları, aşağıdaki e-posta adresine yazılı olarak e-posta yoluyla iptal edebilirsiniz:

datenschutzstadt.mainzde

Gerekirse, kimliğinizi doğrulamanızı isteyebiliriz. Mevcut şüpheler söz konusu olduğunda, özellikle nitelikli dijital imza içermeyen e-postaların iletilmesi durumunda, bunu yapmakla yükümlüyüz. Alternatif olarak, posta yolunu da kullanabilirsiniz.