W odniesieniu do przetwarzania danych w ramach stosunków pracy europejski prawodawca utorował drogę dla niezależnych regulacji krajowych poprzez klauzulę otwartą zawartą w art. 88 ust. 1 RODO. W przypadku naszego kraju związkowego skorzystano z niej w § 20 krajowej ustawy o ochronie danych (LDSG).

Ochroną danych pracowników objęte są następujące osoby:

• pracownicy, w tym pracownicy tymczasowi w stosunku do użytkownika
• urzędnicy
• Praktykanci
• osoby uczestniczące w programach aktywizacji zawodowej oraz w programach oceny zdolności zawodowych lub prób pracy (osoby rehabilitowane)
• Pracownicy uznanych warsztatów dla osób niepełnosprawnych
• Wolontariusze świadczący usługi zgodnie z ustawą o wolontariacie młodzieżowym lub federalną ustawą o wolontariacie
• Osoby, które ze względu na swoją zależność ekonomiczną należy uznać za osoby podobne do pracowników; do tej grupy należą również osoby zatrudnione w domu i osoby im równorzędne Osoby odbywające służbę cywilną
• Kandydaci ubiegający się o zatrudnienie
• Osoby, których stosunek pracy został zakończony

W celu realizacji stosunku pracy / służby wymagane są od nas następujące dane.

• Nazwisko, imię
• adres prywatny
• Data urodzenia
• Stan cywilny, liczba dzieci
• Potwierdzenie niepełnosprawności
• Dane bankowe
• Numer identyfikacji podatkowej, klasa podatkowa
• Numer ubezpieczenia społecznego
• Kasa chorych
• Ubezpieczenie emerytalne, fundusz emerytalny (w tym decyzja o zwolnieniu z ubezpieczenia emerytalnego) Numer ubezpieczenia ZVK
• Przynależność religijna
• Obywatelstwo
• Umowa dotycząca załącznika VWL
• Umowa o przekształcenie wynagrodzenia
• Zaświadczenia o niezdolności do pracy
• Funkcja i zakres obowiązków
• Grupa wynagrodzeń i stopień
• W razie potrzeby dane dotyczące telekomunikacji (np. udział w dyżurach telefonicznych)
• Funkcje honorowe (o ile wynikają z nich uprawnienia do zwolnienia z pracy)
• Świadectwo ukończenia szkoły zawodowej
• Certyfikaty potwierdzające udział w kursach
• Zaświadczenia urlopowe, rejestracja nieobecności
• Upomnienia, ostrzeżenia
• Zgoda na wykorzystanie imienia i nazwiska (służbowy adres e-mail, adres służbowy itp.)
• Zgoda na wykorzystanie zdjęcia (strona internetowa, publikacje tekstowe itp.)

Zgodnie z § 23 ust. 3 LDSG przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych (art. 9 ust. 1 RODO) do celów związanych ze stosunkiem pracy jest dopuszczalne, jeżeli jest to konieczne do wykonywania praw lub wypełniania obowiązków prawnych wynikających z prawa pracy, prawa zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej i nie ma powodu, aby sądzić, że interesy osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony, przeważają nad wyłączeniem przetwarzania (np. informacje dotyczące niepełnosprawności).

Powyższe dane znajdują się w aktach osobowych, do których wszyscy pracownicy mają wgląd (własne akta).

Przetwarzanie danych odbywa się we własnym centrum obliczeniowym stolicy kraju związkowego Moguncji.

Wraz z Państwa aplikacją gromadzimy następujące dane osobowe:

• Nazwisko, imię
• Tytuł, zwrot grzecznościowy
• Data urodzenia
• Adres prywatny
• Prywatny numer telefonu/adres e-mail
• ewentualnie stopień niepełnosprawności i stopień niepełnosprawności
• Uwaga na firmę
• Kwalifikacje, dyplom
• Informacje dotyczące osobistych oczekiwań dotyczących miejsca pracy (rozpoczęcie pracy, preferowany obszar zatrudnienia, preferowane godziny pracy)
• inne uwagi osobiste

Z dokumentów aplikacyjnych rejestrujemy list motywacyjny, życiorys, świadectwa, certyfikaty, ewentualnie zaświadczenie o niepełnosprawności.

Państwa dane będą wykorzystywane wyłącznie w celu obsadzenia ogłoszonego stanowiska w stolicy kraju związkowego Moguncji i będą przekazywane wyłącznie przez upoważnionych pracowników do odpowiednich działów naszej administracji odpowiedzialnych za konkretną procedurę rekrutacyjną.

W drodze odstępstwa od powyższej zasady wykorzystanie dokumentów aplikacyjnych do celów innych niż obsadzenie ogłoszonego stanowiska jest możliwe tylko wtedy, gdy wyraźnie wyrażą Państwo na to zgodę. Jeśli chcą Państwo skorzystać z tej możliwości, potrzebujemy od Państwa pisemnej zgody, zgodnej z art. 6 ust. 1 lit. a) RODO w związku z art. 7 RODO, którą mogą Państwo w każdej chwili wycofać.

Po upływie sześciu miesięcy od zakończenia procesu rekrutacyjnego Państwa dane osobowe zostaną zasadniczo usunięte, chyba że przepisy prawne zabraniają ich usunięcia lub dalsze przechowywanie jest konieczne do celów dowodowych.

W drodze odstępstwa dłuższe przechowywanie jest możliwe tylko wtedy, gdy wyraźnie wyraziłeś na to zgodę. Jeśli chcesz skorzystać z tej możliwości, potrzebujemy Twojej pisemnej zgody, która jest zgodna z art. 6 ust. 1 lit. a) RODO w związku z art. 7 RODO i którą możesz w każdej chwili wycofać.

W procesie rekrutacyjnym możemy również pozyskiwać informacje, które nie są objęte prawem do wglądu, z ogólnodostępnych źródeł, z których kandydaci korzystają w celu autoprezentacji (np. sieci zawodowe, takie jak XING lub LinkedIn).

W celu prezentacji zewnętrznej publikowane są również zdjęcia pracowników stolicy kraju związkowego, jeżeli jest to konieczne do realizacji stosunku pracy (§ 20 ust. 1 LDSG). W przeciwnym razie podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 a) RODO. Jeśli zdjęcia pracowników mają być wykorzystywane na podstawie zgody, należy pamiętać, że zgoda ta musi być nie tylko wyraźnie udzielona na piśmie, ale również, ze względu na zależność wynikającą ze stosunku pracy, należy wziąć pod uwagę okoliczności udzielenia zgody pod kątem jej dobrowolności. Zgodę zgodnie z art. 7 RODO można w każdej chwili cofnąć. Osoby młode w wieku od 16 lat mogą udzielić zgody samodzielnie.

Jeśli sprzeciwisz się dalszemu przetwarzaniu i publikacji swoich zdjęć i jeśli z powodów wymagających szczególnego uwzględnienia naruszone zostaną Twoje prawa i wolności jako osoby przedstawionej na zdjęciu, podejmiemy odpowiednie środki, aby zaprzestać dalszego przetwarzania. Nie jest możliwe zamazanie zdjęcia w mediach drukowanych, które zostały już wydane. Usunięcie zdjęcia ze strony internetowej lub intranetu stolicy kraju związkowego Moguncji nastąpi w ramach możliwości technicznych i organizacyjnych.

Jeśli skorzystają Państwo z wyżej wymienionych praw, sprawdzimy, czy spełnione są warunki prawne, a następnie otrzymają Państwo od nas odpowiednie powiadomienie.

Dane są przechowywane przez nas tak długo, jak długo pracownik może dochodzić roszczeń wynikających ze stosunku pracy lub stosunku służbowego (np. w ramach ewentualnego sporu prawnego). Dane są również potrzebne w przypadku ewentualnych kontroli podatkowych oraz w stosunku do ubezpieczeń społecznych, gdzie muszą być przedstawione jako dowód (np. rozliczenia wynagrodzeń).

Dokumenty aplikacyjne są niszczone lub usuwane po upływie sześciu miesięcy od wysłania pisma z odmową, chyba że istnieją ku temu powody prawne lub kandydat wyraził zgodę na dłuższe przechowywanie danych lub został zatrudniony. W tym ostatnim przypadku niezbędne dane kandydata są nadal wykorzystywane w ramach obsługi kadrowej.

Usunięcie danych jest protokołowane.

Z powyższych danych tylko te, które są wymagane zgodnie z przepisami prawa, są przekazywane osobom trzecim (np. biuro rozliczeń płacowych, kasa chorych, urząd skarbowy, dodatkowa kasa emerytalna, agencja pracy, krajowy urząd statystyczny).

Zwracamy uwagę, że dane kandydatów mogą zostać ujawnione w przypadku pozwu konkurencji.

Przetwarzanie danych odbywa się w Niemczech i w UE, nie ma miejsca przekazywanie danych do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych.

W przypadku pytań dotyczących gromadzenia, przetwarzania lub wykorzystywania danych osobowych lub w celu uzyskania informacji dotyczących poprawiania lub usuwania danych prosimy o kontakt z naszym inspektorem ochrony danych.

Wycofanie udzielonej zgody można przesłać w formie pisemnej pocztą elektroniczną na poniższy adres e-mail:

datenschutzstadt.mainzde

W razie potrzeby poprosimy Państwa o potwierdzenie tożsamości. Jesteśmy do tego zobowiązani w przypadku istniejących wątpliwości, w szczególności w przypadku przesyłania wiadomości e-mail, które nie zostały opatrzone kwalifikowanym podpisem cyfrowym. Alternatywnie można również skorzystać z poczty tradycyjnej.