En ce qui concerne le traitement des données dans le cadre des relations de travail, le législateur européen a ouvert la voie à des réglementations nationales autonomes grâce à la clause d'ouverture prévue à l'article 88, paragraphe 1, du RGPD. Pour notre Land, cette clause a été invoquée dans l'article 20 de la loi sur la protection des données du Land (LDSG).

Les personnes suivantes sont concernées par la protection des données des employés :

• les salariés, y compris les travailleurs intérimaires dans le cadre de leur relation avec l'entreprise utilisatrice
• les fonctionnaires
• Les apprentis, stagiaires
• les participants à des prestations visant à favoriser la participation à la vie active ainsi qu'à l'évaluation de l'aptitude professionnelle ou à l'essai professionnel (personnes en réadaptation)
• Les employés d'ateliers reconnus pour personnes handicapées
• Les volontaires qui effectuent un service conformément à la loi sur le service volontaire des jeunes ou à la loi fédérale sur le service volontaire
• Personnes considérées comme assimilées à des salariés en raison de leur dépendance économique ; cela inclut également les travailleurs à domicile et les personnes assimilées Personnes effectuant leur service civil
• Candidats à un emploi
• Personnes dont le contrat de travail a pris fin

Les données suivantes sont nécessaires à la mise en œuvre de la relation de travail / relation de service.

• Nom, prénom
• Adresse privée
• Date de naissance
• Situation familiale, nombre d'enfants
• Justificatif d'un handicap lourd
• Coordonnées bancaires
• Numéro d'identification fiscale, classe d'imposition
• Numéro de sécurité sociale
• Caisse d'assurance maladie
• Assurance retraite, caisse de retraite (y compris décision d'exonération de l'assurance retraite) Numéro d'assurance ZVK
• Appartenance religieuse
• Nationalité
• Contrat pour l'annexe VWL
• Contrat de conversion salariale
• Certificats d'incapacité de travail
• Fonction et activité
• Groupe et niveau de rémunération
• Le cas échéant, données relatives aux télécommunications (par exemple, participation à un service d'astreinte)
• Fonctions honorifiques (dans la mesure où elles donnent droit à des congés)
• Certificat de fin d'études professionnelles
• Certificats de participation à des formations
• Attestations de congés, enregistrement des absences
• Avertissements, rappels à l'ordre
• Consentement à l'utilisation du nom (e-mail professionnel, adresse professionnelle, etc.)
• Consentement à l'utilisation de la photo (page d'accueil, publications de textes, etc.)

Conformément à l'article 23, paragraphe 3, de la LDSG, le traitement de catégories particulières de données à caractère personnel (art. 9, al. 1 du RGPD) à des fins liées à la relation de travail est autorisé s'il est nécessaire à l'exercice de droits ou à l'exécution d'obligations légales découlant du droit du travail, du droit de la sécurité sociale et de la protection sociale et s'il n'y a aucune raison de supposer que l'intérêt légitime de la personne concernée à l'exclusion du traitement prévaut (par exemple, informations sur un handicap grave).

Les données susmentionnées font partie du dossier personnel, que tous les employés peuvent consulter (dans leur propre dossier).

Le traitement des données est effectué dans le centre de données de la ville de Mayence.

Lorsque vous postulez, nous enregistrons les données personnelles suivantes :

• Nom, prénom
• Titre, civilité
• Date de naissance
• Adresse privée
• Numéro de téléphone privé/adresse e-mail
• le cas échéant, handicap grave et degré d'invalidité
• Attention aux entreprises
• Qualification, diplôme
• Informations sur vos attentes personnelles concernant le poste (date de début, domaine d'activité préféré, horaires de travail préférés)
• Autres remarques personnelles

Nous enregistrons les éléments suivants de votre dossier de candidature : lettre de motivation, CV, diplômes, certificats, le cas échéant, justificatif d'un handicap.

Vos données sont utilisées exclusivement pour pourvoir le poste vacant au sein de la ville de Mayence et ne sont transmises qu'aux services de notre administration compétents pour la procédure de candidature concrète par les employés habilités à cet effet.

Par dérogation à cette règle, l'utilisation des documents de candidature à d'autres fins que le pourvoi du poste vacant n'est possible que si vous nous donnez expressément votre consentement. Si vous souhaitez faire usage de cette possibilité, nous avons besoin d'une déclaration de consentement écrite de votre part, conformément à l'article 6, paragraphe 1, point a) du RGPD en liaison avec l'article 7 du RGPD, que vous pouvez révoquer à tout moment.

À l'expiration d'un délai de six mois après la fin de la procédure de candidature, vos données personnelles seront en principe supprimées, sauf si des dispositions légales s'opposent à leur suppression ou si leur conservation est nécessaire à des fins de preuve.

Par dérogation à cette règle, un stockage plus long n'est possible que si vous avez donné votre consentement explicite à cet effet. Si vous souhaitez faire usage de cette possibilité, nous avons besoin d'une déclaration de consentement écrite de votre part, conformément à l'article 6, paragraphe 1, point a), du RGPD en liaison avec l'article 7 du RGPD, que vous pouvez révoquer à tout moment.

Dans le cadre de la procédure de candidature, nous sommes également autorisés à obtenir des informations qui ne sont pas couvertes par le droit d'accès à partir de sources accessibles au public que les candidats utilisent pour se présenter (par exemple, les réseaux professionnels tels que XING ou LinkedIn).

À des fins de communication externe, des photographies des employés de la capitale du Land sont également publiées lorsque cela est nécessaire à l'exécution du contrat de travail (article 20, paragraphe 1, de la LDSG). Dans les autres cas, la base juridique est l'article 6, paragraphe 1, point a), du RGPD. Si des photos d'employés doivent être utilisées sur la base d'un consentement, il convient de noter que celui-ci doit non seulement être donné expressément par écrit, mais que, en raison de la dépendance existant dans le cadre de la relation de travail, les circonstances dans lesquelles le consentement a été donné doivent également être prises en compte en ce qui concerne le caractère volontaire. Vous pouvez révoquer votre consentement à tout moment conformément à l'article 7 du RGPD. Les jeunes âgés de 16 ans et plus peuvent donner leur consentement eux-mêmes.

Si vous vous opposez au traitement et à la publication de vos photographies et que, pour des raisons particulièrement dignes d'intérêt, vos droits et libertés en tant que personne représentée sont violés, nous prendrons les mesures appropriées pour cesser tout traitement ultérieur. Il n'est pas possible de rendre méconnaissable une photographie déjà publiée dans la presse écrite. La suppression sur le site web ou l'intranet de la ville de Mayence sera effectuée dans la mesure des possibilités techniques et organisationnelles.

Si vous faites usage des droits susmentionnés, nous vérifierons si les conditions légales sont remplies et vous en informerons.

Les données sont conservées chez nous aussi longtemps que l'employé(e) peut encore faire valoir des droits découlant de la relation de travail ou de service (par exemple dans le cadre d'un éventuel litige). En outre, les données sont nécessaires en cas de contrôles fiscaux éventuels et vis-à-vis des assurances sociales, où elles doivent être présentées comme justificatifs (par exemple, fiches de paie).

Les dossiers de candidature sont détruits ou supprimés six mois après l'envoi de la lettre de refus, sauf si des raisons juridiques s'y opposent, si le candidat a consenti à une conservation plus longue ou si le candidat est embauché. Dans ce dernier cas, les données nécessaires relatives au candidat continuent d'être utilisées dans le cadre du traitement des ressources humaines.

La suppression des données est consignée.

Parmi les données susmentionnées, seules celles requises par les dispositions légales sont transmises à des tiers (par exemple, service de paie, caisse d'assurance maladie, administration fiscale, caisse de retraite complémentaire, agence pour l'emploi, office régional des statistiques).

Nous attirons votre attention sur le fait que les données des candidats peuvent être divulguées en cas de plainte déposée par un concurrent.

Notre traitement des données a lieu en Allemagne et dans l'UE, aucun transfert de données vers un pays tiers ou une organisation internationale n'a lieu.

Si vous avez des questions concernant la collecte, le traitement ou l'utilisation de vos données personnelles ou si vous avez besoin d'informations sur la rectification ou la suppression de données, veuillez contacter notre délégué à la protection des données.

Vous pouvez révoquer votre consentement par écrit en envoyant un e-mail à l'adresse suivante :

datenschutzstadt.mainzde

Le cas échéant, nous vous demanderons de vous identifier. Nous sommes tenus de le faire en cas de doute, en particulier lors de la transmission d'e-mails qui ne sont pas munis d'une signature numérique qualifiée. Vous pouvez également nous contacter par courrier postal.